Jak napisać pismo procesowe, by nie przegrać w sądzie? 5 praktycznych wskazówek naszych arbitrów

Jak napisać pismo procesowe, by nie przegrać w sądzie? 5 praktycznych wskazówek naszych arbitrów

Zdrowy rozsądek podpowiada, że o wyniku sporu może zdecydować staranna argumentacja pism procesowych. O opinię poprosiliśmy arbitrów Ultima Ratio. Najpierw zaprzeczali. Najważniejsze są fakty i dowody. Po dłuższej rozmowie okazało się jednak, że lubią pisma, które „dobrze się czyta”. Zaintrygowani, poprosiliśmy o przykłady. Porównując odpowiedzi, przeanalizowaliśmy akta wybranych spraw i wyodrębniliśmy 5 cech, jakie najczęściej posiadały pisma pozostające w pozytywnej korelacji z wygraną. Oto nasze ustalenia.

 

Nie trać uwagi arbitra

Zauważyliśmy, że autorzy badanych pism dążyli do tego, aby nie tylko zdobyć, ale i nie stracić uwagi arbitra. Jeżeli by się nad tym zastanowić, ma to swój głęboki sens. Microsoft przeprowadził badania, z których wynika, że człowiek jest w stanie skupić się na czytanym tekście przez około… 8 sekund. Później jego uwaga szybko słabnie.

Autorzy badanych pism najwyraźniej zdawali sobie z tego sprawę. Pisma były stosunkowo proste i przejrzyste. Zdania długie przecinane były krótkimi. Najważniejsze jednak było to, że o istotnych sprawach pisano wtedy, kiedy umysł arbitra był skupiony. Służył temu dość prozaiczny zabieg. Po kilku trudniejszych kwestiach, po prostu „resetowano” uwagę arbitra łatwymi, ogólnymi frazami. Umysł arbitra łapał wtedy oddech. Po dwóch sekundach odpoczynku, z nową energią wracał do meritum.

Znaleźliśmy na przykład takie oto perełki:

  • „Rozprawienie się z drugim zarzutem odpowiedzi na pozew nie wymaga już tyle miejsca i uwagi”.
  • „Od razu zauważyć należy, że ta właśnie okoliczność stanowiła między stronami główną oś sporu”.
  • „Wypada zatrzymać się chwilę nad sensem tych słów”.
  • „W doktrynie prawniczej doszło do rozłamu na dwa zwalczające się obozy”.
  • „Tyle w odpowiedzi na pozew”.

Korzystaj ze specjalistycznych serwisów

Wielu prawników korzysta z internetowych serwisów określających stopień trudności języka, takich jak www.jasnopis.pl. Serwis podpowiada, które fragmenty tekstu są zbyt skomplikowane. Wskazuje też zbyt długie sformułowania i wydaje ocenę stopnia zawiłości materiału. 

Pozwala to „odtwórczo” uprościć tekst. 

Przy pisaniu badanych pism niewątpliwie korzystano z takich narzędzi. Kiedy wrzuciliśmy ich fragmenty do serwisu, otrzymywały najczęściej ocenę 4, czasem 5. Oznacza to: „Tekst nieco trudniejszy, zrozumiały dla osób z wykształceniem średnim lub mających duże doświadczenie życiowe”.

Niech arbiter ogląda i słucha

W Ultima Ratio można prowadzić dowody z nagrań audio i wideo, zdjęć i innych tego typu materiałów. Autorzy badanych pism niewątpliwie starali się z tego korzystać. Dawało to wymierne korzyści procesowe. Ludzie mają bowiem różną tzw. „modalność sensoryczną”. Dlatego argumenty, które arbiter może obejrzeć czy wysłuchać, zupełnie inaczej oddziałują na jego świadomość, niż „zwykły” tekst. Czy są to kwestie istotne? Uznaliśmy, że tak. Chociaż naszym badaniom brakuje skali, ustaliliśmy, że pełnomocnicy, którzy prezentowali materiały audio lub wideo, z reguły wygrywali. W odstawkę szły też wówczas „tradycyjne” środki dowodowe. Preferowano materiały multimedialne zamiast pisemnych zeznań świadków.

Znajdź symbol swojej sprawy

Czwarta cecha badanych pism była najmniej oczywista. Jeden z arbitrów wskazał pozew, gdzie jednym z pierwszych dowodów był film pokazujący… niezabezpieczoną dziurę w stropie. Wyjaśniono, że każdy - w tym bawiące się w pobliżu dzieci - mógł tam wpaść i odnieść poważne obrażenia.

Nie wiemy, czy dowód ten miał w sprawie jakiekolwiek znaczenie. Z pewnością jednak wizja dzieci wpadających do dziury w stropie pozostała z arbitrem na długo.

Przykład ten, a także inne, które później znaleźliśmy, pozwolił określić kolejną cechę „zwycięskich” pism. Jest nią pokazanie czytelnego symbolu podnoszonej argumentacji. Chodzi tu przede wszystkim o zdjęcie, wycinek z dokumentu albo film okraszony celnym stwierdzeniem, które idealnie oddaje istotę stanowiska w sprawie. Symbol znajdował się z reguły na samym początku wywodu. Zwróciliśmy też uwagę na emocjonalny kontekst, w jakim go zwykle osadzano.

Co daje pokazanie takiego symbolu? 

Psychologowie uważają, że może to wywoływać zjawisko zwane „efektem potwierdzenia”. Polega ono na tym, że ludzie mają tendencję do poszukiwania informacji zgodnych z ich wcześniejszymi doświadczeniami.

Bądź pomocny, mądrość zostaw arbitrom

Już w starożytnym Rzymie mawiano: Iura novit curia („Sąd zna prawo”).

Zauważyliśmy, że w badanych pismach dość ściśle starano się trzymać tej zasady. Próżno szukać w nich rozwlekłych dywagacji prawnych. Brak długich tyrad na temat linii orzeczniczych Sądu Najwyższego. Ich autorzy ograniczali się z reguły do akcentowania tych zagadnień. Rozumieli, że arbiter i tak musi zweryfikować orzecznictwo i kwestie prawne we własnym zakresie.

Zamiast tego, uderzyła nas dogłębna znajomość faktów. Po mistrzowsku potrafiono dobierać właściwe argumenty co do okoliczności istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy. Co ważne, zauważyliśmy sporą dbałość o „higienę” poszczególnych dowodów. Żadnych zbędnych treści. Żadnych niepotrzebnych załączników. Wszystkie dowody ponumerowane i szczegółowo opisane. Maile tylko te, z których chciano prowadzić dowód (a nie cała historia mailowej dyskusji).

Zastrzeżenie

Opisane powyżej cechy znaleźliśmy w pismach pozostających w pozytywnej korelacji z wygraną w sprawie. Musimy jednak zaznaczyć, że nie badaliśmy, czy, i w jakim stopniu, miały one rzeczywisty wpływ na odnoszone sukcesy. Kwestie te pozostaną tajemnicą arbitrów i stron. Badaliśmy tylko wybrane sprawy o charakterze spornym. W naszych badaniach pracowaliśmy na zanonimizowanych materiałach. Z pewnością było wiele innych czynników, które zaważyły na wyniku badanych postępowań. Jakkolwiek istnieje statystyczna zależność pomiędzy opisanymi tu praktykami a rezultatami spraw, niniejszy tekst prosimy traktować jako zestaw sugestii i spostrzeżeń poprawiających czytelność pism procesowych oraz uwrażliwiających arbitrów na istotne fakty i dowody.

 

Robert Szczepanek

Zespół Ultima Ratio

 

Chcesz otrzymywać więcej tego typu materiałów?

Zapisz się na nasz newsletter!

Poruszamy w nim sporo merytorycznych zagadnień dotyczących elektronicznego arbitrażu i postępowań sądowych.

Zapisz się na newsletter

Akademia Elektronicznego Arbitrażu

Jak napisać pismo procesowe, by nie przegrać w sądzie? 5 praktycznych wskazówek naszych arbitrów
poniedziałek, 19 lipca 2021

Jak napisać pismo procesowe, by nie przegrać w sądzie? 5 praktycznych wskazówek naszych arbitrów

Zdrowy rozsądek podpowiada, że o wyniku sporu może zdecydować staranna argumentacja pism procesowych. O opinię poprosiliśmy arbitrów Ultima Ratio. Najpierw (...)
Zapis na arbitraż czy jednak sąd państwowy? Ten prosty manewr pozwoli Ci wybrać później - kiedy będziesz składał pozew
wtorek, 8 czerwca 2021

Zapis na arbitraż czy jednak sąd państwowy? Ten prosty manewr pozwoli Ci wybrać później - kiedy będziesz składał pozew

Wiele firm źle interpretuje przepisy o arbitrażu. Myślą, że wpisanie do umowy zapisu na arbitraż jest ostateczne. Że „zamyka drzwi” (...)
Dlaczego KUKE rekomenduje Ultima Ratio swoim klientom?
środa, 2 czerwca 2021

Dlaczego KUKE rekomenduje Ultima Ratio swoim klientom?

Zapraszamy do obejrzenia rozmowy z Mec. Robertem Szczepankiem, współzałożycielem Ultima Ratio. Dlaczego KUKE zachęca swoich klientów do korzystania z e-arbitrażu? (...)