Jak sporządzić zapis na Ultima Ratio w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami?

Podpisuję z klientami pisemne umowy:

Standardowy zapis na Ultima Ratio brzmi:

„Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub w związku z nią będą rozstrzygane przez „Ultima Ratio” Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie zgodnie z postanowieniami Regulaminu tego Sądu obowiązującego w dniu wszczęcia postępowania”.

Zapis ten może mieć inną treść, ważne, by wynikała z niego wola i zamiar poddania sporów pod rozstrzygnięcie Ultima Ratio. Zapis umieść w zawieranej z klientem umowie - najczęściej zamieszcza się go w postanowieniach końcowych. Pamiętaj, by przy uzupełnianiu danych stron umowy wpisać także adres e-mail do korespondencji. Pozew będziemy wówczas mogli doręczyć pozwanemu na ten adres pocztą elektroniczną. Jeżeli tego nie zrobisz, trudno - i tak każdy pozew dla bezpieczeństwa wysyłamy również listem poleconym. Niemniej, może to o kilka dni przedłużyć postępowanie.

Wpisanie zapisu arbitrażowego do umowy wystarczy, by Ultima Ratio mógł zająć się sprawą!

Nie podpisuję formalnych umów z klientami, a transakcji dokonuję w drodze ofert i zamówień składanych  pocztą elektroniczną:

W takiej sytuacji zapis arbitrażowy możesz zamieścić w ogólnych warunkach sprzedaży (lub świadczenia usług) na swojej stronie internetowej (nota bene, wpisz w wyszukiwarkę internetową frazę: „ogólne warunki sprzedaży” i zobacz, ile firm robi interesy w ten sposób).

W ogólnych warunkach sprzedaży (lub świadczenia usług) opisz procedury sprzedażowe w swojej firmie oraz umieść te wszystkie zapisy, które są ważne z punktu widzenia Twojego biznesu. Wśród nich zamieść podany niżej zapis na Ultima Ratio. Pod niniejszym wpisem udostępniamy też przykładowe ogólne warunki sprzedaży, które możesz pobrać i dostosować do procedur w swojej firmie. Oczywiście byłoby najlepiej, gdyby pomógł Ci przy tym prawnik. Jeżeli nie masz akurat nikogo konkretnego na myśli, kompetentnych fachowców znajdziesz na Liście Zarejestrowanych Prawników Ultima Ratio.

Standardowy zapis arbitrażowy w ogólnych warunkach sprzedaży (świadczenia usług) brzmi następująco:

„Wszelkie spory wynikające z umów sprzedaży, zawartych w oparciu o niniejsze OWS (lub Regulamin) lub w związku z tymi umowami rozstrzygane będą przez: „Ultima Ratio” Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie, zgodnie z postanowieniami Regulaminu tego Sądu obowiązującymi w dniu wszczęcia postępowania”.

Z chwilą umieszczenia ogólnych warunków sprzedaży na Twojej stronie internetowej, stają się one wiążące zarówno dla Ciebie jak i dla Twoich klientów (art. 384 §4 Kodeksu cywilnego). 

UWAGA: Jeżeli nie masz strony internetowej, powinieneś przesłać klientowi ogólne warunki sprzedaży mailem lub w innych sposób. Może być PDF, ważne, by było to przed zawarciem umowy.

Ogólne warunki sprzedaży (świadczenia usług) trzeba jeszcze wprowadzić do operacyjnego krwioobiegu Twojej firmy. Nie obawiaj się - to nic trudnego. Wystarczy, że w zamówieniach pisemnych albo w ofertach i korespondencji mailowej z klientami będziesz powołał się na ogólne warunki sprzedaży dostępne na Twojej stronie internetowej. Dodawaj po prostu słowa: „do sprzedaży mają zastosowanie ogólne warunki sprzedaży dostępne na stronie: www.…”. Dobrym pomysłem jest umieszczenie takiego zastrzeżenia w stopce maili osób odpowiedzialnych za sprzedaż - na przykład pracowników działu handlowego..

Ważne jest, by klienci mieli możliwość łatwego dowiedzenia się o stosowaniu przez Twoją firmę ogólnych warunków sprzedaży oraz, by mailowo lub pisemnie ten fakt potwierdzili - najlepiej jednocześnie z wypełnieniem formularza oferty lub złożeniem zamówienia.

UWAGA: Jeśli nie posiadasz ogólnego regulaminu sprzedaży (świadczenia usług) albo jeżeli nie ma w nim klauzuli arbitrażowej lub też w formularzu zamówienia który stosujesz brak jest takiej klauzuli, przyszłe spory z Twoimi kontrahentami rozpoznają sądy powszechne. Zapis na sąd polubowny musi z czegoś wynikać. Musi być w taki czy inny sposób z kontrahentem uzgodniony i przez niego zaakceptowany.

Prowadzę sklep internetowy i dokonuję transakcji zarówno z konsumentami jak i z podmiotami gospodarczymi.

 Jeśli prowadzisz sklep internetowy, możesz umieścić zapis na sąd Ultima Ratio modyfikując regulamin sklepu. Oczywiście byłoby najlepiej, gdyby pomógł Ci przy tym prawnik. Jeżeli nie masz akurat nikogo konkretnego na myśli, kompetentnych fachowców znajdziesz na Liście Zarejestrowanych Prawników Ultima Ratio. Modyfikacja regulaminu będzie polegała na wprowadzeniu do jego treści klauzuli arbitrażowej o treści:

„Spory powstałe w związku z umową zawartą na podstawie niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez „Ultima Ratio” Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie, zgodnie z postanowieniami Regulaminu tego Sądu obowiązującego w dniu wszczęcia postępowania”.

Pamiętaj, że Ultima Ratio rozstrzyga spory między przedsiębiorcami i co do zasady nie może rozpoznawać sporów, których stroną jest konsument.

Dlatego klauzuli arbitrażowej w regulaminie Twojego sklepu internetowego powinno towarzyszyć zastrzeżenie o treści:

„Powyższy zapis na sąd arbitrażowy nie ma zastosowania do sporów, których stroną jest konsument.”

Nie podpisuję formalnych umów z klientami, a transakcji dokonuję z nimi bezpośrednio (w sklepie stacjonarnym, hurtowni, zakładzie usługowym, etc.):

Jeżeli posługujesz się drukiem zamówienia lub zlecenia, który wypełniasz z klientem na miejscu przed zawarciem transakcji, wówczas zamieść ogólne warunki sprzedaży wraz z klauzulą arbitrażową, lub samą klauzulę arbitrażową, na takim druku lub jego odwrocie. Dla pewności zamieść także ogólne warunki sprzedaży na stronie internetowej Twojej firmy. Pod tym wpisem znajdziesz przykładowy druk zamówienia z miejscem na ogólne warunki sprzedaży. Możesz z niego skorzystać.

Dokonuję transakcji z klientami zza granicy

Zapis na Ultima Ratio można umieścić w umowie z klientem zagranicznym na normalnych zasadach. Można również przygotować i umieścić na stronie internetowej anglojęzyczne ogólne warunki sprzedaży, w których można zaznaczyć, że odnoszą się one do obrotu z zagranicą oraz że spory z nich wynikające rozpozna Ultima Ratio. Będą one wiązać klientów zagranicznych na takich samych zasadach jak klientów krajowych - oczywiście klienci powinni potwierdzić zgodę na ich stosowanie w korespondencji mailowej lub na piśmie. Skuteczny zapis na Ultima Ratio oznacza, że spór rozpozna nasz Sąd w oparciu o prawo polskie i w języku polskim.

Klauzula arbitrażowa w fakturze VAT

Ponieważ faktura jest generalnie dokumentem rozliczeniowym i ma charakter następczy w stosunku do samej umowy (również ustnej), umieszczanie jedynie na niej zapisu na Ultima Ratio może okazać się bezskuteczne w stosunku do Twojego klienta. Dlatego klauzule zapisu warto umieszczać w pisemnej umowie, ogólnych warunkach sprzedaży (świadczenia usług) lub pisemnym zamówieniu zgodnie z informacjami zamieszczonymi powyżej.