Korzystanie z Ultima Ratio nie wymaga zawarcia umowy z Sądem. Wystarczy zastosować się do poniższych wskazówek. O pozwach w sprawach konsumenckich przeczytaj w sekcji: Strefa konsumenta.
Na początku umowy, tam, gdzie wpisane są dane stron, wpisz również adresy e-mail do korespondencji.
Wskazanie adresu e-mail pozwanego nie jest obowiązkowe - każdy pozew wysyłamy również listem poleconym. Niemniej, Ultima Ratio jest sądem elektronicznym, dlatego adresy poczty elektronicznej powinny znaleźć się w umowie.
Następnie, w treści umowy umieść zapis:
„Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub w związku z nią będą rozstrzygane przez „Ultima Ratio” Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie zgodnie z postanowieniami Regulaminu tego Sądu obowiązującego w dniu wszczęcia postępowania”.
Zapis ten może mieć inną treść, ważne, by wynikała z niego wola i zamiar poddania sporów pod rozstrzygnięcie Ultima Ratio.
Wpisanie zapisu arbitrażowego do umowy wystarczy, by Ultima Ratio mógł zająć się sprawą!
„Wszelkie spory wynikające z umów sprzedaży, zawartych w oparciu o niniejsze OWS (lub Regulamin) lub w związku z tymi umowami rozstrzygane będą przez: „Ultima Ratio” Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie, zgodnie z postanowieniami Regulaminu tego Sądu obowiązującymi w dniu wszczęcia postępowania”.
W ogólnych warunkach sprzedaży (lub świadczenia usług) podaj również adres e-mail do korespondencji - będzie on adresem Twojej firmy w postępowaniu przed Ultima Ratio.
Z chwilą umieszczenia ogólnych warunków sprzedaży na Twojej stronie internetowej, stają się one wiążące zarówno dla Ciebie jak i dla Twoich klientów (art. 384 §4 Kodeksu cywilnego).
UWAGA: Jeżeli nie masz strony internetowej, powinieneś przesłać klientowi ogólne warunki sprzedaży mailem lub w innych sposób. Może być PDF, ważne, by było to przed zawarciem umowy.
Ogólne warunki sprzedaży (świadczenia usług) trzeba jeszcze wprowadzić do operacyjnego krwioobiegu Twojej firmy. Nie obawiaj się - to nic trudnego. Wystarczy, że w zamówieniach pisemnych albo w ofertach i korespondencji mailowej z klientami będziesz powołał się na ogólne warunki sprzedaży dostępne na Twojej stronie internetowej. Dodawaj po prostu słowa: „do sprzedaży mają zastosowanie ogólne warunki sprzedaży dostępne na stronie: www.…”. Dobrym pomysłem jest umieszczenie takiego zastrzeżenia w stopce maili osób odpowiedzialnych za sprzedaż - na przykład pracowników działu handlowego..
Ważne jest, by klienci mieli możliwość łatwego dowiedzenia się o stosowaniu przez Twoją firmę ogólnych warunków sprzedaży oraz, by mailowo lub pisemnie ten fakt potwierdzili - najlepiej jednocześnie z wypełnieniem formularza oferty lub złożeniem zamówienia.
UWAGA: Jeśli nie posiadasz ogólnych warunków sprzedaży (świadczenia usług) albo jeżeli nie ma w nim klauzuli arbitrażowej lub też w formularzu zamówienia który stosujesz brak jest takiej klauzuli, przyszłe spory z Twoimi kontrahentami rozpoznają sądy powszechne. Zapis na sąd polubowny musi z czegoś wynikać. Musi być w taki czy inny sposób z kontrahentem uzgodniony i przez niego zaakceptowany.
Pamiętaj, że rozstrzyganie sporów, których stroną jest konsument, odbywa się na innych zasadach i w większości przypadków zapis w regulaminie sklepu nie będzie ich wiązał.
Dlatego klauzuli arbitrażowej w regulaminie Twojego sklepu internetowego powinno towarzyszyć zastrzeżenie o treści:
„Powyższy zapis na sąd arbitrażowy nie ma zastosowania do sporów, których stroną jest konsument.”
W regulaminie sklepu internetowego podaj również adres e-mail do korespondencji, który będzie adresem Twojej firmy w postępowaniu przed Ultima Ratio.
Zapis na Ultima Ratio można umieścić w umowie z klientem zagranicznym na normalnych zasadach. Można również przygotować i umieścić na stronie internetowej anglojęzyczne ogólne warunki sprzedaży, w których można zaznaczyć, że odnoszą się one do obrotu z zagranicą oraz że spory z nich wynikające rozpozna Ultima Ratio. Będą one wiązać klientów zagranicznych na takich samych zasadach jak klientów krajowych. Skuteczny zapis na Ultima Ratio oznacza, że spór rozpozna nasz Sąd w oparciu o prawo polskie i w języku polskim.
Ponieważ faktura jest generalnie dokumentem rozliczeniowym i ma charakter następczy w stosunku do samej umowy (również ustnej), umieszczanie jedynie na niej zapisu na Ultima Ratio może okazać się bezskuteczne w stosunku do Twojego klienta. Dlatego klauzule zapisu warto umieszczać w pisemnej umowie, ogólnych warunkach sprzedaży (świadczenia usług) lub pisemnym zamówieniu zgodnie z informacjami zamieszczonymi powyżej.
