Myślisz, że maile z sądu przykują Cię do poczty? Źle! Prawdziwy problem to wiadomości, które nigdy tam nie trafią

Myślisz, że maile z sądu przykują Cię do poczty? Źle! Prawdziwy problem to wiadomości, które nigdy tam nie trafią

Przepisy planowanej nowelizacji Kpc wprowadzające e-licytację nieruchomości mówią, że przystępując do sporu sądowego w sprawach cywilnych, adwokaci i radcowie prawni będą musieli podać adres e-mailowy. Następnego dnia po wysłaniu pisma z sądu na podaną skrzynkę, zostanie ono uznane za doręczone i to niezależnie od tego, czy pełnomocnik odebrał wiadomość, czy nie. Nowe przepisy budzą opór środowisk prawniczych. Profesjonalni pełnomocnicy boją się trudności związanych z braniem urlopów i „przykuwaniem” do skrzynek pocztowych. Tymczasem publicznej dyskusji umyka jedna, istotna rzecz: mail z sądu może nie dotrzeć do adresata z różnych przyczyn, często w ogóle przez adresata niezawinionych.

 

150 przyczyn niedoręczenia maila

W ocenie projektodawców, dla każdego użytkownika poczty elektronicznej oczywiste jest, że e-maile dochodzą do adresata niemal w czasie rzeczywistym. Czy jednak tak jest na pewno? Każdy doświadczył przecież sytuacji, kiedy wysyłany przez niego e-mail z jakichś powodów do adresata nie dotarł. Informatycy wyróżniają prawie 150 przyczyn takiego stanu rzeczy. Ktoś może zrobić błąd w adresie. Serwer nadawcy może zostać automatycznie uznany za spamujący przez oprogramowanie serwera adresata. Rozmiar wiadomości może przekroczyć określony limit. Skrzynka odbiorcza może być pełna. Serwer pocztowy może być czasowo niedostępny. Adresat może w ogóle zablokować możliwość otrzymywania wiadomości od konkretnego nadawcy. I tak dalej.

Adnotacje o przyczynie niedoręczenia przesyłki

O ile w przypadku doręczeń listów poleconych sąd może bez trudu ustalić, dlaczego list do adresata nie dotarł (listonosz podaje przyczynę na formularzu odbioru - na przykład: „adresat wyprowadził się”), o tyle w przypadku korespondencji mailowej projektowane przepisy takiej procedury w ogóle nie przewidują. Sekretariat sądu wyśle więc po prostu przesyłkę do strony i uzna ją za doręczoną. Nie będzie miał obowiązku wysłać jej ponownie. Cała zaś odpowiedzialność za techniczne problemy z jej wysyłką zostanie przerzucona na adresata. 

Konieczne badanie logów

Takie postawienie sprawy miałoby uzasadnienie, gdyby jednocześnie przewidziano dla stron mechanizm weryfikacji, dlaczego dana przesyłka do nich nie dotarła. Strona, która z powodów technicznych maila nie dostała, mogłaby wówczas obalić fikcję, że został jej doręczony twierdząc, że np. jej serwer pocztowy automatycznie uznał serwer sądu za spamujący. W nowej rzeczywistości strony takiej możliwości jednak mieć nie będą. Nowe przepisy nie przewidują bowiem obowiązku badania logów serwerów pocztowych nadawcy i odbiorcy przez administrację sądu.

Przykład Ultima Ratio

Przepraszając z góry czytelników za przytoczenie w tym miejscu przykładu z naszej działalności, należy zwrócić uwagę na sposób, w jaki następuje u nas badanie wadliwie doręczanych maili. Wydaje się, że to najlepszy sposób, by zobrazować powagę sytuacji. 

Zgodnie z regulaminem Ultima Ratio, pozwy doręcza się pozwanemu na adres wskazany w umowie będącej źródłem zapisu arbitrażowego lub na adres w publicznym rejestrze. Jeżeli wiadomość nie dociera do adresata, na profilu sprawy pojawia się odpowiedni komunikat techniczny. Administrator systemu IT bada też przyczynę braku doręczenia.

Oczom arbitra i stron ukazuje się następujący komunikat (przykład z dnia wczorajszego):

 

Arbiter ma spokój sumienia

W powyższym przykładzie, arbiter najprawdopodobniej może ze spokojnym sumieniem uznać pozew za skutecznie doręczony. Z wyjaśnień administratora IT sądu wynika bowiem, że w umowie stron wskazano nieistniejący adres e-mail, a zatem skutki takiego zaniedbania jednoznacznie obciążają tę stronę, która taki adres wskazała. Co ważne, raport zawiera również szczegółowy komunikat techniczny z serwera pocztowego sądu. Jeżeli w przyszłości okaże się, że pozwany ma pretensje do arbitra o uznanie przesyłki z dnia 22 lutego 2021 roku za doręczoną, będzie mógł podnieść w postępowaniu klauzulowym odpowiedni zarzut. Na profilu sprawy znajdują się wszelkie niezbędne do tego informacje i dane.

Ważne, by nie wylać dziecka z kąpielą

Trudno jest podzielić argumenty prawników o „przykuciu do maila” albo braku możliwości wzięcia urlopów. Jeżeli społeczeństwo chce szybkiego wymiaru sprawiedliwości, moment, kiedy sąd doręcza stronom zarządzenia, pisma czy orzeczenia, nie może zależeć od ich swobodnej woli. Niemniej jednak proponowany sposób dokonania takiej regulacji budzi poważne wątpliwości natury zarówno prawnej jak i informatycznej. W Ultima Ratio odsetek nieprawidłowo doręczanych przesyłek z pozwem to mniej więcej 1%. Na szczęcie, późniejsze doręczenia odbywają się już w systemie IT Sądu. Polegają na publikacji pisma na profilu sprawy, o czym strony są natychmiast informowane m.in. SMS-em oraz powiadomieniem push.

 

Z życia Ultima Ratio

Profesjonalny arbitraż dla firm. Jak uzyskać wyrok w sprawach budowlanych w mniej niż dwa miesiące [CASE STUDY]
czwartek, 15 kwietnia 2021

Profesjonalny arbitraż dla firm. Jak uzyskać wyrok w sprawach budowlanych w mniej niż dwa miesiące [CASE STUDY]

Z opublikowanych właśnie danych wynika, że przez lata 2011 - 2020 średni czas trwania postępowań w sądach państwowych wydłużył się (...)
Zdalne sądy w czasach pandemii
niedziela, 28 marca 2021

Zdalne sądy w czasach pandemii

Rozprawa online? Okazuje się, że to możliwe. Pandemia koronawirusa wymusiła w sądownictwie zmiany, które zaowocowały zdalnym rozpatrywaniem spraw. Czy to (...)
Podczas pandemii e-arbitraż nabiera na znaczeniu
wtorek, 23 marca 2021

Podczas pandemii e-arbitraż nabiera na znaczeniu

Pandemia gwałtowanie zwiększyła zainteresowanie polskim e-arbitrażem, również firm zagranicznych. Taki sposób rozstrzygania sporów promuje także KUKE.