\
pobierz PDF

 Regulamin

„Ultima Ratio” Pierwszego Elektronicznego Sądu Polubownego przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie

 

Rozdział I

Postanowienia Ogólne

 

§1.

1. „Ultima Ratio” Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie, zwany dalej: „Sądem Polubownym”, jest stałym sądem polubownym (arbitrażowym), działającym na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego dotyczących sądu polubownego (sądu arbitrażowego) oraz niniejszego Regulaminu, powołanym do rozstrzygania sporów powstałych pomiędzy stronami w związku z określonymi umownymi lub pozaumownymi stosunkami prawnymi, poddanymi rozstrzygnięciu w ważnej umowie o arbitraż̇.

2. Sąd Polubowny jest administrowany przez spółkę: Causa Finita S.A. z siedzibą w Rzeszowie, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000640290 lub jej każdorazowego następcę („zwaną dalej „Operatorem”) na podstawie odrębnej umowy pomiędzy Stowarzyszeniem Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej a spółka Causa Finita S.A.

 

§2.

Siedzibą Sądu Polubownego jest miasto stołeczne Warszawa.

 

§3.

1. Sąd Polubowny rozstrzyga spory, które zgodnie z prawem mogą być rozstrzygane przez sądy polubowne, jeżeli ich właściwość wynika z pisemnej umowy stron o poddaniu określonego sporu pod rozstrzygnięcie Sądu Polubownego lub o poddaniu sporów wynikających z określonego stosunku prawnego pod rozstrzygnięcie Sądu Polubownego (zapis na sąd polubowny).

2. Wymaganie dotyczące formy zapisu na sąd polubowny jest spełnione także wtedy, gdy zapis zamieszczony został w wymienionych między stronami pismach lub oświadczeniach złożonych za pomocą środków porozumiewania się na odległość, które pozwalają utrwalić ich treść.

3. Sąd Polubowny jest uprawniony do orzekania o swojej właściwości, w tym o istnieniu, ważności albo skuteczności zapisu na sąd polubowny. W przypadku braku właściwości Sądu Polubownego, Sąd Polubowny wydaje postanowienie o braku właściwości.

 

§4.

Arbitrzy, Sąd Polubowny, Operator oraz Stowarzyszenie Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej nie ponoszą odpowiedzialności za szkody powstałe w następstwie działania lub zaniechania, związanego z postępowaniami prowadzonymi przed Sądem Polubownym, chyba, że szkoda została wyrządzona umyślnie.

 

 

Rozdział II
Organy Sądu Polubownego

 

§5.

Organami Sądu Polubownego są: Prezes Sądu Polubownego, Dyrektor Sądu Polubownego oraz Rada Sądu Polubownego.

 

§6.

1. Prezes Sądu Polubownego kieruje Sądem Polubownym w zakresie jego funkcji orzeczniczych i w tym samym zakresie reprezentuje go na zewnątrz oraz wykonuje inne czynności określone w niniejszym Regulaminie. Na czas niemożliwości wykonywania zadań przez Prezesa Sądu Polubownego jego zadania wykonuje zastępca Prezesa Sądu Polubownego.

2. Prezesa Sądu Polubownego oraz jego zastępców powołuje i odwołuje Stowarzyszenie Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej.

3. Dyrektor Sądu Polubownego administruje Sądem Polubownym poprzez kierowanie jego bieżącym funkcjonowaniem, załatwianie spraw organizacyjnych i operacyjnych, kierowanie gospodarką, w tym finansową, Sądu Polubownego oraz dokonywanie innych czynności określonych w niniejszym Regulaminie. Na czas niemożliwości wykonywania zadań przez Dyrektora Sądu Polubownego jego zadania wykonuje zastępca Dyrektora Sądu Polubownego.

4. Dyrektora Sądu Polubownego i jego zastępców powołuje i odwołuje Operator.

 

§7.

1. Rada Sądu Polubownego pełni funkcje doradcze przy Prezesie Sądu Polubownego i Dyrektorze Sądu Polubownego.

2. Rada Sądu Polubownego składa się z sześciu do dziesięciu członków wybieranych wspólnie przez Stowarzyszenie Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej i Operatora.

3. Rada Sądu Polubownego powoływana jest na okres dwóch lat.

4. Rada Sądu Polubownego spotyka się co najmniej raz w roku celem zapoznania się ze sprawozdaniem Prezesa Sądu Polubownego i Dyrektora Sądu Polubownego z działalności Sądu Polubownego oraz omówienia bieżących aspektów jego funkcjonowania.

5. Pracami Rady Sądu Polubownego kieruje jej Przewodniczący, wskazywany przez Stowarzyszenie Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej.

6. Do kompetencji Rady Sądu należy w szczególności: zgłaszanie propozycji zmian w Regulaminie Sądu Polubownego, propozycji zmian co do funkcjonowania sytemu operacyjnego wykorzystywanego przez Sąd Polubowny, analiza orzecznictwa oraz wnoszenie uwag dotyczących poprawy jego działalności.

7. Uchwały Rady Sądu Polubownego są podejmowane większością głosów jej członków. W przypadku równej liczby głosów, rozstrzygający jest głos przewodniczącego Rady Sądu Polubownego.

 

§8.

1. Czynności kancelaryjne i obsługę administracyjną Sądu Polubownego wykonuje Sekretariat Sądu Polubownego.

2. Pracami Sekretariatu Sądu Polubownego kieruje Dyrektor Sądu Polubownego.

 

 

Rozdział III

Arbitrzy

 

§9.

1. Sąd Polubowny prowadzi listę arbitrów Sądu Polubownego, zwaną dalej „Listą Arbitrów”, na którą mogą być wpisane osoby będące czynnymi notariuszami albo emerytowanymi notariuszami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje do wykonywania funkcji arbitra, jak również osoby posiadające stopnie naukowe lub tytuł naukowy w zakresie nauk prawnych. O wpisie na Listę Arbitrów i skreśleniu z Listy Arbitrów postanawia Prezes Sądu Polubownego na wniosek Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Na wniosek Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej Prezes Sądu Polubownego może wpisać na Listę Arbitrów także inne osoby posiadające wykształcenie prawnicze, mające pełną zdolność do czynności prawnych, korzystające w pełni z praw publicznych oraz posiadające wiedzę i przygotowanie zawodowe niezbędne do rozstrzygania sporów. Wpis takich osób na Listę Arbitrów wymaga zgody Dyrektora Sądu Polubownego.

3. Akcjonariusze i członkowie organów Operatora, członkowie Rady Sądu Polubownego a także Dyrektor Sądu Polubownego i jego zastępcy nie mogą pełnić funkcji arbitra Sądu Polubownego. Ponadto wyżej wymienieni, a także członkowie organów Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie, Prezes Sądu Polubownego oraz jego zastępcy a także arbitrzy Sądu Polubownego nie mogą występować jako pełnomocnicy stron.

4. Arbiter jest zobowiązany zachować bezstronność oraz rozstrzygać spór w sposób należyty, przy wykorzystaniu swojej wiedzy i doświadczenia.

 

§10.

1. Spory przed Sądem Polubownym prowadzone są w systemie informatycznym dostępnym w domenie: www.ultimaratio.pl, zgodnie z Regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną Ultima Ratio.

2. Osoba fizyczna może występować przed Sądem Polubownym w charakterze strony, jej reprezentanta lub pełnomocnika po utworzeniu profilu użytkownika w systemie informatycznym oraz po potwierdzeniu tożsamości
w sposób tam określony. Jednej czynności procesowej w imieniu uczestnika procesu może dokonać tylko jeden użytkownik. Strony oraz użytkownicy posiadają dostęp do sieci Internet oraz do bankowości elektronicznej, a także we własnym zakresie wybierają dostawcę usług telekomunikacyjnych.

3. Spory rozstrzyga Sąd Polubowny w składzie jednego arbitra (arbiter jedyny). Arbiter jest wybierany przez Prezesa Sądu Polubownego w drodze losowania, przy czym algorytm losujący uwzględnia aktualne obciążenie arbitrów pracą oraz możliwość zajęcia się daną sprawą zgodnie z niniejszym Regulaminem. W sytuacji, gdy podwójne losowanie nie doprowadza do wyboru arbitra, a także w przypadku arbitrów zastępczych, wyboru arbitra dokonuje Prezes Sądu Polubownego. Zapis na Sąd Polubowny oznacza upoważnienie Prezesa Sądu Polubownego do dokonania wyboru arbitra.

4. Funkcję arbitra może pełnić osoba wpisana na Listę Arbitrów.

5. Przyjmując sprawę do prowadzenia, arbiter składa stronom pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenie to doręczane jest stronom w systemie informatycznym.

6. W razie uzasadnionych wątpliwości co do bezstronności lub niezależności arbitra, strona może złożyć wniosek o jego wyłączenie. Wniosek składa się w terminie 3 dni od dnia uzyskania informacji przez stronę o okolicznościach, o których mowa w zdaniu poprzedzającym. Jeżeli wniosek złożony został w terminie, podlega on rozstrzygnięciu przez Prezesa Sądu Polubownego. Wniosek zostaje rozpoznany niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia wniesienia. W razie postanowienia o wyłączeniu arbitra, Prezes Sądu Polubownego postanawia o wyborze arbitra zastępczego.

 

Rozdział IV
Postępowanie przed Sądem Polubownym

 

§11.

1. Miejscem postępowania przed Sądem Polubownym jest miasto stołeczne Warszawa.

2. Językiem postępowania jest język polski. Wybór innego języka postępowania jest niedopuszczalny.

3. Przy rozpoznaniu sprawy Sąd Polubowny stosuje prawo polskie.

 

§12.

1. Postępowanie przed Sądem Polubownym rozpoczyna wniesienie przez powoda pozwu. Pozew wnosi się za pośrednictwem systemu informatycznego. Pozew uważa się za wniesiony w dniu uznania rachunku bankowego Sądu Polubownego kwotą opłat zgodnie z Taryfą Opłat „Ultima Ratio” Pierwszego Elektronicznego Sądu Polubownego przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej z siedzibą w Warszawie, zwaną dalej: „Taryfą Opłat”.

2. Jednym pozwem można dochodzić tylko jednego roszczenia. Połączenie kilku roszczeń w jednym pozwie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy wynikają z tej samej umowy.

3. Pozew powinien dokładnie określać strony i przedmiot sporu wraz z oznaczeniem jego wartości oraz wskazywać zapis na sąd polubowny, na podstawie którego postępowanie ma być prowadzone.

4. W pozwie powód powinien podać wszystkie twierdzenia uzasadniające dochodzone roszczenie oraz przedstawić wszystkie dowody. Sąd Polubowny może pominąć nowe twierdzenia oraz dowody na ich poparcie, jeżeli mogły one być zgłoszone już w pozwie.

 

§13.

1. Jeżeli pozew spełnia przesłanki formalne, Sąd Polubowny doręcza pozwanemu informację o wniesieniu przeciwko niemu pozwu wraz z jego kopią oraz z instrukcjami dotyczącymi utworzenia profilu oraz logowania się do systemu informatycznego - na adres poczty elektronicznej z którego pozwany aktywnie korzysta, wskazany w umowie stron będącej źródłem zapisu na Sąd Polubowny a w razie jego braku - na adres e-mail pozwanego wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym lub innym publicznym rejestrze lub ewidencji.

2. Jeżeli pozwany wskazał w umowie będącej źródłem zapisu na Sąd Polubowny adres poczty elektronicznej który nie istnieje lub adres, z którego nie korzysta, albo jeżeli informacja o wniesieniu pozwu wraz z jego kopią nie może zostać doręczona z uwagi na zapełnioną skrzynkę odbiorczą, celowe blokowanie możliwości odbioru korespondencji
z serwera pocztowego Sądu Polubownego lub inne okoliczności za które pozwany ponosi odpowiedzialność, pozew uznaje się za skutecznie doręczony z chwilą jego pierwszego wysłania. Skutek doręczenia pozwu wywołuje również umieszczenie przez serwer pocztowy pozwanego informacji o wniesieniu pozwu wraz z jego kopią w folderze poczty „niechcianej” (tak zwany „spam”). Sąd Polubowny ponawia jednak trzykrotnie próbę doręczenia pozwu.

3. Niezależnie od powyższego, z najwyższej dbałości o interesy wszystkich stron postępowania oraz bezpieczeństwo obrotu, Sąd Polubowny wysyła informację o wniesieniu pozwu wraz z jego wydrukiem oraz z instrukcjami dotyczącymi utworzenia profilu i logowania się do systemu informatycznego listem poleconym lub pocztą kurierską na adres pozwanego ujawniony we właściwym rejestrze sądowym albo innym publicznym rejestrze lub ewidencji, zaś
w przypadku osób nie prowadzących działalności gospodarczej - na adres zamieszkania wskazany w umowie. Potwierdzenie nadania wydruku pozwu umieszcza się w systemie elektronicznym i przyjmuje się, że dotarł on do adresata w terminie 3 dni kalendarzowych od daty jego nadania.

4. Za chwilę doręczenia pozwu uznaje się jego doręczenie zgodnie z ustępem 1 i 2 powyżej. Jeżeli jednak
w umowie stron brak jest adresu poczty elektronicznej pozwanego oraz nie jest on wskazany jako adres poczty elektronicznej we właściwym rejestrze sądowym, innym publicznym rejestrze lub ewidencji, pozew uznaje się za doręczony w chwili wskazanej w ostatnim zdaniu poprzedzającego ustępu.

 

§14.

1. W terminie jednego tygodnia od dnia doręczenia pozwu pozwany może wnieść odpowiedź na pozew. Odpowiedź na pozew składa się za pośrednictwem systemu informatycznego.

2. W odpowiedzi na pozew pozwany powinien podać wszystkie zarzuty i twierdzenia przeciwko żądaniu pozwu oraz przedstawić wszystkie dowody na ich poparcie. Sąd Polubowny może pominąć nowe twierdzenia oraz dowody, jeżeli mogły one być zgłoszone już w odpowiedzi na pozew.

3. Brak odpowiedzi na pozew, jeżeli z akt sprawy wynika właściwość Sądu Polubownego, nie wstrzymuje rozpoznania sprawy i wydania orzeczenia.

 

§15.

1. Koszty postępowania strony ponoszą na zasadach określonych w Regulaminie oraz w Taryfie Opłat. W orzeczeniu kończącym postępowanie Sąd Polubowny orzeka o obowiązku zwrotu kosztów zgodnie z §20 ustęp 4.

2. Zarówno powód wnosząc pozew, jak i pozwany wnosząc odpowiedź na pozew, uiszczają opłaty zgodnie z Taryfą Opłat. Sąd Polubowny podejmuje czynności dopiero po wniesieniu opłat.

3. W trakcie postępowania arbiter może zobowiązać stronę do wniesienia zaliczki na dodatkowe koszty postępowania, pod rygorem niepodjęcia czynności powodującej koszty.

 

§16.

1. Kilka osób może w jednej sprawie występować w roli powodów lub pozwanych, jeżeli przedmiot sporu stanowią prawa i obowiązki im wspólne oraz wówczas, gdy sprawa przeciwko kilku osobom może toczyć się tylko łącznie (współuczestnictwo konieczne).

2. Strony mogą działać przed Sądem Polubownym osobiście lub przez pełnomocników będących adwokatami lub radcami prawnymi działającymi na podstawie pełnomocnictwa uprawniającego do występowania przed Sądem Polubownym. W przypadku strony będącej osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, a posiadającą zdolność sądową, pełnomocnikiem może być również członek zarządu działający na podstawie pełnomocnictwa udzielonego zgodnie z zasadami reprezentacji Strony, uprawniającego do występowania przed Sądem Polubownym. W przypadku spółki cywilnej pełnomocnikiem wspólników tej spółki może być również wspólnik tej spółki, działający na podstawie pełnomocnictwa uprawniającego do występowania przed Sądem Polubownym.

 

§17.

1. Zarzut potrącenia może zostać rozpoznany również wówczas, gdy Sąd Polubowny nie jest właściwy do rozpoznania sporu obejmującego wierzytelność przedstawioną do potrącenia.

2. W toku postępowania nie można występować z nowymi roszczeniami obok dotychczasowych. Jednakże, w razie zmiany okoliczności powód może żądać, zamiast pierwotnego przedmiotu sporu, jego równowartości lub innego świadczenia.

3. Sąd Polubowny wydaje postanowienie o umorzeniu postępowania, jeżeli powód cofnął pozew ze zrzeczeniem się roszczenia lub bez zrzeczenia się roszczenia, o ile pozwany wyraził na to zgodę, a także wówczas, gdy wydanie wyroku stało się z innych przyczyn zbędne lub niedopuszczalne. Sąd Polubowny umarza również postępowanie zawieszone na zgodny wniosek stron, jeżeli wniosek o podjęcie postępowania nie został zgłoszony w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania postanowienia o zawieszeniu.

 

§18.

1. W toku postępowania doręczeń dokonuje się w systemie informatycznym. Sąd Polubowny może informować strony o złożonych pismach, dokumentach i dowodach, a także o wydanych orzeczeniach pocztą elektroniczną oraz wiadomościami SMS, jeżeli strona zawnioskuje o taką możliwość w systemie informatycznym. Postępowanie przed Sądem Polubownym prowadzone jest bez wyznaczania rozprawy.

2. Zeznania świadków mogą być składane w formie pisemnych oświadczeń, przy czym świadek powinien w swoim oświadczeniu potwierdzić, iż jest świadom odpowiedzialności za składanie fałszywych zeznań. Oświadczenie świadka winno być przez niego podpisane imieniem i nazwiskiem.

3. Jeżeli Sąd Polubowny uzna to za celowe, kontaktuje się telefonicznie ze świadkiem na wskazany przez świadka numer kontaktowy celem uzupełnienia faktów mających dla sprawy istotne znaczenie. Strona wnioskująca
o przesłuchanie świadka zobowiązana jest skłonić go do złożenia zeznań pod rygorem pominięcia dowodu. Sąd Polubowny zapewnia stronom i ich pełnomocnikom możliwość czynnego uczestniczenia w rozmowie. Zapis rozmowy zostaje umieszczony w systemie informatycznym.

4. Dowody mogą być przeprowadzane z odpisów dokumentów, obrazów, zdjęć, nagrań audio i wideo, plików komputerowych oraz innych tego typu materiałów, przy czym strona wnosząca o przeprowadzenie dowodów powinna w każdym przypadku potwierdzić, że są prawdziwe i autentyczne. Sąd Polubowny może ograniczyć rozmiar lub format plików prezentowanych przez strony a także zarządzić przedstawienie plików w innych formatach.

5. W wypadkach wymagających wiadomości specjalnych, Sąd Polubowny może na wniosek strony wezwać wskazanego przez siebie biegłego celem zasięgnięcia opinii. Opinia przedstawiana jest w systemie elektronicznym.

 

§19.

1. Z zastrzeżeniem zapisów niniejszego Regulaminu oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, Sąd Polubowny prowadzi postępowanie w taki sposób, jaki uzna za właściwy, w szczególności w zakresie terminów czynności procesowych a także kwestii porządkowych i organizacyjnych. Strony, zawierając zapis na Sąd Polubowny, wyrażają zgodę na zasady i sposób postępowania przez Sądem Polubownym określone w niniejszym Regulaminie. Sąd Polubowny nie jest związany postanowieniami Stron odmiennymi od postanowień Regulaminu.

2. Strony komunikują się ze sobą oraz z Sądem Polubownym również za pomocą dedykowanego każdej sprawie czatu. Strony nie mogą kontaktować się z arbitrem w danej sprawie z pominięciem systemu informatycznego.

3. Jeżeli uchybiono przepisom niniejszego Regulaminu, strona, która się o powyższym uchybieniu dowiedziała, powinna niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni, podnieść odpowiedni zarzut lub zgłosić odpowiednie zastrzeżenie pod rygorem utraty możliwości powoływania się na takie uchybienie w dalszej części postępowania lub w skardze o uchylenie wyroku Sądu Polubownego. W tym samym terminie i pod tym samym rygorem strona powinna zgłosić na stronie internetowej Sądu Polubownego problemy techniczne, jeżeli uniemożliwiają one przedsięwzięcie czynności procesowej.

4. Po uznaniu sprawy za dostatecznie wyjaśnioną, Sąd Polubowny informuje o tym strony i zamyka postępowanie. Sąd Polubowny dąży do wydania wyroku w terminie 21 dni od dnia wniesienia pozwu.

 

§20.

1. Wyrok Sądu Polubownego powinien być sporządzony na piśmie i podpisany przez arbitra jedynego. Wyrok Sądu Polubownego powinien zawierać motywy rozstrzygnięcia.

2. Ugoda może uzyskać formę wyroku po złożeniu przez stronę stosownego wniosku. Stosowny wniosek w tym zakresie powinien być złożony nie później niż w terminie 3 dni od dnia zawarcia ugody.

3. Wyrok Sądu Polubownego powinien wskazywać zapis na sąd polubowny na podstawie którego go wydano, zawierać oznaczenie stron i arbitra, a także określać datę i miejsce jego wydania.

4. W orzeczeniu kończącym sprawę Sąd Polubowny rozstrzyga również o kosztach postępowania, stosując odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania cywilnego o odpowiedzialności za wynik sprawy. Stronom reprezentowanym przez zawodowych pełnomocników należy się zwrot kosztów zastępstwa procesowego w wysokości określonej w Taryfie Opłat. Od kwoty zwrotu kosztów procesu należą się odsetki ustawowe od dnia dowiedzenia się strony zobowiązanej o treści orzeczenia.

5. W razie dojścia przez strony do ugody, o ile strony nie postanowią inaczej, koszty postępowania wzajemnie się znoszą, zaś Sąd Polubowny zwraca stronom połowę uiszczonych przez nie opłat arbitrażowych.

6. Wyroki Sądu Polubownego oraz te postanowienia, w których zasądzono koszty postępowania, są doręczane stronom lub ich pełnomocnikom w razie ich ustanowienia listem poleconym. Pozostałe orzeczenia doręczane są w systemie informatycznym.

 

§21.

1. Wszystkie opłaty i wydatki poniesione w rozstrzyganej sprawie przez Sąd Polubowny lub Sekretariat Sądu Polubownego powinny być pokryte przez strony przed doręczeniem orzeczenia.

2. Orzeczenie Sądu Polubownego jest ostateczne.

3. W razie uchylenia wyroku Sądu Polubownego przez sąd powszechny, sprawa zostaje rozpoznana ponownie przez innego arbitra wybranego zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.

 

§22.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem w postępowaniu przed Sądem Polubownym stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego.

 

 

Warszawa, dnia 25 kwietnia 2019 r.