Orgánmi Centra sú: Prezident a Riaditeľ.
Prezident riadi Centrum v rozsahu jeho rozhodovacích a mediačných funkcií a v rámci týchto úloh zastupuje Centrum navonok. Prezident vykonáva aj iné činnosti uvedené v tomto Reglemente. Počas nemožnosti vykonávať úlohy Prezidenta jeho úlohy preberá Zástupca Prezidenta.
Prezidenta a jeho zástupcov menuje a odvoláva Združenie Notárov Poľskej republiky vo Varšave.
Riaditeľ spravuje Centrum riadením jeho bežnej prevádzky, vybavovaním organizačných a prevádzkových záležitostí, koordináciou spolupráce so všeobecnými súdmi a vykonávaním iných činností určených v tomto Reglemente. Počas nemožnosti vykonávať úlohy Riaditeľa jeho úlohy preberá Zástupca Riaditeľa.
Riaditeľa a jeho zástupcov menuje a odvoláva prevádzkovateľ internetovej platformy Ultima RATIO: spoločnosť Causa Finita S.A. so sídlom v Rzeszowe.
Kancelárske úlohy a administratívnu podporu Centra vykonáva sekretariát. Sekretariát je podriadený Riaditeľovi.
Na zoznam sprostredkovateľov Centra môžu byť zapísané osoby s právnickým vzdelaním, ktoré poskytujú záruku riadneho plnenia úlohy sprostredkovateľov v konaniach na alternatívne riešenie sporov. Sprostredkovateľmi sa v prvom rade stávajú osoby, ktoré sú aktívnymi notármi alebo dôchodcovia notári. Zápis sprostredkovateľa na zoznam sprostredkovateľov prebieha na funkčné obdobie trvajúce tri roky od vykonania zápisu. O zápise na zoznam sprostredkovateľov a vymazaní z tohto zoznamu rozhoduje prezident.
Prezident rozhoduje o vymazaní sprostredkovateľa zo zoznamu sprostredkovateľov v prípade:
podania návrhu na vymazanie Stowarzyszeniem Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej alebo prevádzkovateľom platformy Ultima RATIO,
straty plnej spôsobilosti sprostredkovateľa na právne úkony,
odsúdenia sprostredkovateľa právoplatným rozsudkom za trestný čin,
straty plných verejných práv sprostredkovateľa,
rezignácie sprostredkovateľa z funkcie.
V prípade vymazania sprostredkovateľa zo zoznamu sprostredkovateľov prezident pridelí jeho rozrobené konania iným sprostredkovateľom, ktorí ich vedú až do ich ukončenia.
Na zoznam arbitrov Centra môžu byť zapísané osoby, ktoré sú advokátmi, právnikmi alebo notármi, ako aj osoby s akademickými titulmi alebo vedeckými hodnosťami v oblasti právnych vied. O zápise na zoznam arbitrov a vyčiarknutí zo zoznamu arbitrov rozhoduje Prezident.
Prezident rozhoduje o vyčiarknutí arbitra zo zoznamu arbitrov v prípade:
podania žiadosti o vymazanie Notárskou asociáciou Poľskej republiky,
straty plnej spôsobilosti arbitra na právne úkony,
odsúdenia arbitra právoplatným rozsudkom za trestný čin,
straty plných verejných práv arbitra,
rezignácie arbitra na pozíciu.
V prípade vyčiarknutia arbitra zo zoznamu arbitrov predseda odovzdá jeho vedené prípady iným arbitrom, ktorí ich vedú až do ich ukončenia.
Arbiter je povinný zachovať nestrannosť a rozhodovať spor riadne, s využitím svojich znalostí a skúseností.
Internetová platforma Ultima RATIO poskytuje plnú možnosť vedenia konaní cez internet a digitálne zaznamenáva ich priebeh. Fyzické spisy sa nevedú.
Fyzická osoba môže vystupovať ako strana, jej zástupca alebo splnomocnenec po vytvorení používateľského účtu na platforme Ultima RATIO. Vytvorenie účtu je možné po potvrdení identity cez dôveryhodný profil na portáli: login.gov.pl.
Jeden úkon v mene účastníka konania môže vykonať len jeden používateľ.
Miestom konania je Slovenská republika.
Predvoleným jazykom konania je poľský jazyk. Strany môžu vykonať výber anglického jazyka.
Pri preskúmavaní vecí sa uplatňuje slovenské právo.
Niekoľko osôb môže v jednej veci vystupovať ako žalobcovia alebo žalovaní, ak predmet sporu predstavujú práva a povinnosti im spoločné, a tiež vtedy, keď vec proti niekoľkým osobám môže prebiehať len spoločne (nevyhnutná spoluúčasť). Žalobu, odpoveď na žalobu alebo návrh na začatie mediácie by však mali podať prostredníctvom spoločného zástupcu.
Strany môžu konať osobne alebo prostredníctvom zástupcov, ktorí sú advokátmi alebo právnymi poradcami konajúcimi na základe plnomocenstva oprávňujúceho na vystupovanie pred Centrom. V prípade, že strana je právnickou osobou alebo organizačnou jednotkou, ktorá nemá právnu osobnosť, ale má schopnosť súdneho konania, zástupcom môže byť aj člen vedenia konajúci na základe plnomocenstva udeleného podľa zásad reprezentácie strany, oprávňujúceho na vystupovanie pred Centrom. V prípade občianskeho združenia, zástupcom spoločníkov tohto združenia môže byť tiež spoločník tohto združenia, konajúci na základe plnomocenstva oprávňujúceho na vystupovanie pred Centrom.
Zástupcom podnikateľa môže byť tiež jeho zamestnanec, ako aj osoba v stálom zmluvnom vzťahu s podnikateľom, pokiaľ predmet veci patrí do rozsahu tejto zmluvy. Predpokladá sa, že tieto osoby sú oprávnené konať v mene podnikateľa, ak podnikateľ priradil ich k účtu svojho podniku na platforme Ultima RATIO.
Podnikateľ môže svojim obchodným partnerom ponúknuť možnosť mimosúdneho riešenia sporov prostredníctvom mediácií vedených mediátormi Centra.
Centrum vedie mediácie vo veciach vyplývajúcich zo zmlúv uzatvorených podnikateľmi, ako aj zo zmlúv medzi podnikateľmi a spotrebiteľmi, najmä tých uzatvorených na diaľku alebo mimo priestorov podniku. Mediácie v prípadoch medzi podnikateľmi a spotrebiteľmi sa môžu týkať výhradne nesúladu tovaru so zmluvou, služieb poskytovaných cez internet alebo zmlúv medzi spotrebiteľmi a podnikateľmi, ktorí sú účastníkmi finančného trhu, poisťovňami, operátormi mobilnej telefónie, káblovými televíznymi operátormi, dodávateľmi médií a subjektmi obchodujúcimi s pohľadávkami zmlúv týkajúcich sa finančného trhu, poistenia, mobilnej telefónie, káblovej televízie a dodávky médií.
Spotrebiteľ sa môže kedykoľvek počas mediácie stiahnuť bez udania dôvodu. Ultima RATIO. informuje spotrebiteľa o tejto možnosti.
Mediácia spočíva v umožnení priblíženia stanovísk strán s cieľom dosiahnuť riešenie.
Kona sa v zložení jedného mediátora. Mediátor je vyberaný predsedom spôsobom žrebovania alebo iným spôsobom, pričom sa zohľadňuje jeho špecializácia, aktuálna pracovná záťaž a prípadné ďalšie okolnosti, ktoré môžu ovplyvniť jeho možnosť venovať sa záležitosti v súlade s týmto Pravidlami.
Mediátor môže odmietnuť vedenie mediácie v nasledujúcich prípadoch:
predmet sporu presahuje kategórie sporov patriacich do pôsobnosti Centra
spor je bagatelného charakteru, neopodstatnený alebo vedenie mediácie spôsobí neúmerné ťažkosti druhej strane
hodnota predmetu sporu je nižšia ako 10 EUR (prepočítané na poľské zloté podľa priemerného kurzu NBP v deň začatia mediácie)
spor je aktuálne prejednávaný alebo bol predtým posudzovaný iným subjektom zaoberajúcim sa mimosúdnym riešením sporov alebo obecným súdom
podľa názoru mediátora by vedenie mediácie významne narušilo efektívne fungovanie Centra
V prípade rozhodnutia o odmietnutí vedenia mediácie, mediátor o tom informuje strany a uvedie dôvody odmietnutia.
Ak počas mediácie strany neuzavreli dohodu, mediátor im môže predložiť návrh na riešenie sporu. Účasť na mediácii nevylučuje možnosť uplatniť nároky v konaní pred všeobecnými súdmi, kde môže byť vydané iné rozhodnutie, než je návrh predložený mediátorom.
Do 7 dní od dátumu predloženia návrhu na riešenie sporu mediátorom sú strany povinné informovať mediátora, či s ním súhlasia alebo sa ním riadili.
Mediátor vyhotovuje protokol, ktorý obsahuje priebeh mediácie a jej výsledok. Ak strany uzavreli dohodu a predložili ju mediátorovi, jej kópia sa pripojí k protokolu.
V prípadoch ukončených dohodou, Centrum zasiela kópie protokolov z mediácie príslušným všeobecným súdom v súlade s platnými predpismi.
Centrum rieši arbitrážne spory, ak jeho právomoc vyplýva z dohody strán. Dohoda o arbitráži môže mať písomnú alebo dokumentovú formu. Požiadavka na formu sa považuje za splnenú, ak bola rozhodcovská doložka zahrnutá do zmluvy uzatvorenej v elektronickom systéme a jej strany potvrdili jej uzatvorenie priamo alebo zaškrtnutím príslušnej možnosti. Ak arbitrážna doložka vyplýva z obecných podmienok zmlúv alebo iných zmluvných vzorov vo forme dokumentu alebo zaznamenaných v dokumentovej forme, považuje sa za záväznú, ak strany mali možnosť vopred sa oboznámiť s ich obsahom a súhlasili s ich pridaním do obsahu zmluvy.
Centrum je oprávnené rozhodovať o svojej právomoci, vrátane existencie, platnosti alebo účinnosti arbitrážnej doložky. V prípade nedostatku právomoci Centrum vydá rozhodnutie o odmietnutí prijatia prípadu na vedenie.
Centrum nevedie arbitrážne konania s účasťou spotrebiteľov.
Arbitrážne konanie sa začína podaním žaloby. Žaloba sa považuje za podanú v deň, keď je na bankový účet Centra pripísaná suma poplatku v súlade s tarifikáciou poplatkov Centra, ďalej len „Tarifa Poplatkov“.
Jednou žalobou možno uplatniť len jeden nárok. Spojenie viacerých nárokov v jednej žalobe je prípustné iba v prípade, ak vyplývajú z tej istej zmluvy.
Žaloba by mala presne určiť strany a predmet sporu, ako aj uviesť doložku o arbitráži, na základe ktorej má byť konanie vedené.
V žalobe by mal žalobca uviesť všetky tvrdenia, ktoré zdôvodňujú uplatňovaný nárok, a predložiť všetky dôkazy. Centrum môže ignorovať nové tvrdenia a dôkazy na ich podporu, ak ich už bolo možné predložiť v žalobe.
Centrum doručí žalovanému informáciu o podaní žaloby voči nemu spolu s jej kópiou a pokynmi týkajúcimi sa vytvorenia používateľského konta a prihlásenia sa na platformu Ultima RATIO. na e-mailovú adresu uvedenú v zmluve strán, ktorá je zdrojom arbitrážnej doložky a v prípade jej neprítomnosti - na e-mailovú adresu žalovaného uvedenú v Obchodnom registri alebo inom verejnom registri alebo evidencii.
Ak žalovaný v zmluve, ktorá je zdrojom arbitrážnej doložky, uviedol neexistujúcu e-mailovú adresu alebo adresu, z ktorej nepoužíva, alebo ak informácia uvedená v odseku 1 vyššie nemôže byť doručená z dôvodu plnej schránky prijatých správ, účelového blokovania možnosti prijímania korešpondencie alebo iných okolností, za ktoré je žalovaný zodpovedný, žaloba sa považuje za účinne doručenú okamihom prvého pokusu o jej doručenie. Účinok doručenia žaloby vyvolá aj umiestnenie správy do priečinka e-mailu „nevyžiadaná pošta“ (takzvaný „spam“) poštovým serverom žalovaného.
Bez ohľadu na vyššie uvedené, s najvyššou starostlivosťou o záujmy strán konania a bezpečnosť právneho styku, Centrum odošle vytlačenú informáciu, uvedenú v odseku 1 vyššie, doporučeným listom na adresu žalovaného, ktorá je uvedená vo vhodnom súdnom registri alebo inom verejnom registri alebo evidencii, a v prípade osôb nevykonávajúcich podnikateľskú činnosť - na adresu bydliska uvedenú v zmluve alebo v arbitrážnej doložke. Potvrdenie o odoslaní výtlačku žaloby sa umiestni na profil prípadu a predpokladá sa, že dorazil k adresátovi v lehote 5 pracovných dní od dátumu jeho odoslania.
Za moment doručenia žaloby sa považuje jej doručenie v súlade s odsekom 1 a 2 vyššie. Ak však v zmluve strán nie je uvedená e-mailová adresa žalovaného a nie je uvedená ako e-mailová adresa vo vhodnom súdnom registri alebo inom verejnom registri alebo evidencii, žaloba sa považuje za doručenú v čase uvedenom v poslednej vete predchádzajúceho odseku.
V termíne jedného týždňa od doručenia žaloby môže žalovaný podať odpoveď. Odpoveď na žalobu sa podáva v službe Ultima RATIO. Odpoveď na žalobu sa považuje za podanú v deň uznania bankového účtu Centra sumou poplatku v súlade s Tarifou poplatkov. Vzhľadom na to, že náklady na arbitrážne konanie, vedené v súlade s týmto poriadkom, nesú obe strany rovnakým dielom, suma arbitrážneho poplatku za odpoveď na žalobu nemôže byť ani vyššia, ani nižšia než suma arbitrážneho poplatku za žalobu.
V odpovedi na žalobu by mal žalovaný uviesť všetky námietky a tvrdenia proti požiadavke žaloby a predložiť všetky dôkazy na ich podporu. Centrum môže opomenúť nové tvrdenia a dôkazy, ak mohli byť predložené už v odpovedi na žalobu.
Absencia odpovede na žalobu nepozastavuje prerokovanie veci a vydanie rozhodnutia.
Arbitrážne konania sú prejednávané v zložení jedného arbitra.
Arbiter je vyberaný predsedom prostredníctvom losovania alebo iným spôsobom, ktorý zohľadňuje dohodu strán, špecializáciu, aktuálne pracovné zaťaženie a ďalšie možné okolnosti, ktoré môžu ovplyvniť možnosť zaoberania sa prípadom v súlade s týmto Poradným. Arbitrážna doložka predstavuje oprávnenie pre predsedu vybrať arbitra.
Po prijatí prípadu k prejednaniu arbiter predloží stranám vyhlásenie o nestrannosti a nezávislosti. Toto vyhlásenie je doručované na profile prípadu.
V prípade odôvodnenej pochybnosti o nestrannosti alebo nezávislosti arbitra, strana môže podať žiadosť
o jeho vylúčenie. Žiadosť sa podáva v lehote 3 dní od chvíle, keď sa strana dozvedela o okolnostiach uvedených v predchádzajúcej vete. Ak je žiadosť podaná v lehote, je riešená predsedom. Žiadosť je prejednaná bezodkladne, najneskôr do 3 dní od jej podania. Ak je rozhodnutie o vylúčení arbitra, predseda rozhodne o výbere náhradného arbitra.
Nárok na započítanie môže byť uznaný aj v prípade, že Centrum nie je oprávnené na riešenie sporu týkajúceho sa pohľadávky predloženej na započítanie.
Počas konania nie je možné predkladať nové pohľadávky vedľa doterajších. Avšak v prípade zmeny okolností môže žalobca namiesto pôvodného predmetu sporu požadovať jeho ekvivalent alebo inú plnenie.
S výhradou ustanovení tohto Regulačného poriadku a bezpodmienečne platných právnych predpisov vedie arbiter konanie spôsobom, aký považuje za vhodný. Arbiter má najmä právo:
zaväzovať strany k poskytovaniu informácií a podávaniu vyhlásení,
vydávať príkazy týkajúce sa procedurálnych záležitostí,
navrhovať možnosť vydania rozhodnutia určitého obsahu na základe doteraz zhromaždeného materiálu, pričom sa predpokladá, že to nepredstavuje zverejnenie stanoviska arbitra k budúcemu rozhodnutiu, ale slúži na povzbudenie strán k mimosúdnemu ukončeniu prípadu. Navrhnutím možnosti vydania rozhodnutia určitého obsahu by mal arbiter poskytnúť stranám čas na mimosúdne rokovania a v prípade nedosiahnutia dohody umožniť stranám predložiť procesné stanoviská.
Ak došlo k porušeniu ustanovení tohto Regulačného poriadku, strana, ktorá sa o tomto porušení dozvedela, by mala bezodkladne, najneskôr však do 3 dní, vznieť príslušnú námietku alebo podať príslušné upozornenie pod hrozbou straty možnosti odvolávať sa na takéto porušenie v ďalšej časti konania alebo v sťažnosti na zrušenie rozhodnutia rozhodcovského súdu. V tom istom termíne a pod tou istou hrozbou by mala strana nahlásiť na webovej stránke Centra technické problémy, ak zabraňujú vykonať procesný úkon.
Po považovaní veci za dostatočne objasnenú, arbiter o tom informuje strany a uzatvára konanie.
Arbiter sa snaží vydať rozhodnutie v lehote troch týždňov odo dňa podania žaloby.
Rozsudok by mal byť vyhotovený písomnou formou a podpísaný arbitrom. Rozsudok by mal uvádzať rozhodčí záznam, na základe ktorého bol vydaný, obsahovať označenie strán a arbitra, stanoviť dátum a miesto jeho vydania, a tiež obsahovať dôvody rozhodnutia.
Dohoda môže získať formu rozsudku po podaní príslušnej žiadosti stranou. Príslušná žiadosť v tomto ohľade by mala byť podaná najneskôr do 3 dní od uzavretia dohody.
V rozhodnutí, ktorým sa končí vec, rozhoduje arbiter tiež na žiadosť strán o nákladoch konania, uplatňujúc príslušne ustanovenia Občianskeho súdneho poriadku o zodpovednosti za výsledok veci. Stranám zastúpeným profesionálnymi zástupcami prináleží náhrada nákladov právneho zastúpenia v sume určenej v sadzobníku poplatkov. Od sumy náhrady nákladov procesu sa účtujú zákonné úroky odo dňa vydania rozhodnutia.
Arbiter vydá rozhodnutie o zastavení konania, ak žalobca stiahne žalobu so vzdania sa nároku alebo bez vzdania sa nároku, pokiaľ s tým súhlasil žalovaný, a tiež v prípade, ak sa vydanie rozsudku z iných dôvodov ukázalo ako zbytočné alebo neprípustné. Arbiter zastaví konanie pozastavené na základe spoločnej žiadosti strán, ak žiadosť o začatie konania nebola podaná do troch mesiacov odo dňa vydania rozhodnutia o pozastavení.
Centrum doručuje stranám alebo ich zástupcom, ak sú ustanovení, overené odpisy rozsudkov a tých rozhodnutí, v ktorých boli priznané náklady konania, doporučeným listom. Ostatné rozhodnutia sú doručované výlučne cez informačný systém.
Rozhodnutia Centra sú konečné.
Arbitri, mediátori, centrum, operátor platformy Ultima RATIO a Združenie notárov Slovenskej republiky v Bratislave nenesú zodpovednosť za škody vzniknuté v dôsledku konania alebo opomenutia súvisiaceho s konaniami vedenými pred Centrom, pokiaľ škoda nebola spôsobená úmyselne.
V prípade zrušenia rozhodnutia Centra obecným súdom, sa vec prerokuje opätovne iným arbitrom vybraným v súlade s ustanoveniami tohto Registra.
V záležitostiach neupravených týmto Registrom sa pri konaní pred Centrom uplatňujú ustanovenia Občianskeho súdneho poriadku.
Centrum, mediátori a rozhodcovia sú povinní zachovávať mlčanlivosť o všetkých informáciách získaných počas trvania konania týkajúceho sa mimosúdneho riešenia sporov.
Centrum je oprávnené skúmať návrhy riešení sporu s cieľom monitorovať efektívnosť postupov a vypracovávať alebo publikovať výsledky svojich skúmaní a spracovávať správy.
Osobné údaje môžu byť zverejnené len za účelom vykonania prijatých rozhodnutí alebo v prípadoch stanovených zákonom - ako odpoveď na rozsudok súdu alebo rozhodnutie orgánu verejnej správy.
Platí od 23. októbra 2023.