Elektronické centrum arbitráže a mediace při Sdružení notářů Polské republiky ve Varšavě, dále jen: „Centrum“ (dříve: „Ultima RATIO“ První elektronický rozhodčí soud při Sdružení notářů Polské republiky ve Varšavě a Elektronické centrum arbitráže a mediace „Ultima RATIO“ při Sdružení notářů Polské republiky ve Varšavě) se zabývá vedením řízení v oblasti mimosoudního řešení sporů prostřednictvím internetu formou arbitráže a mediace. Centrum je stálým rozhodčím (arbitrážním) soudem a mediací centrem působícím podle ustanovení občanského soudního řádu, jiných příslušných předpisů a tohoto statutu.
Řízení v oblasti mimosoudního řešení sporů jsou vedena prostřednictvím internetu. Centrum vykonává svou činnost na internetové platformě Ultima RATIO.
Sídlem Centra je hlavní město Varšava.
Orgány Centra tvoří: Prezident a Ředitel.
Prezident řídí Centrum z hlediska jeho rozhodovacích a medičních funkcí a v tomto rámci zastupuje Centrum navenek. Prezident také vykonává jiné činnosti stanovené tímto Řádem. Při nemožnosti výkonu úkolů Prezidentem, vykonává jeho úkoly Zástupce Prezidenta.
Prezidenta a jeho zástupce jmenuje a odvolává Spolek notářů Polské republiky ve Varšavě.
Ředitel spravuje Centrum řízením jeho každodenního fungování, vyřizováním organizačních a provozních záležitostí, koordinací spolupráce s obecnými soudy a prováděním dalších činností uvedených v tomto Řádu. Při nemožnosti výkonu úkolů Ředitelem, vykonává jeho úkoly Zástupce Ředitele.
Ředitele a jeho zástupce jmenuje a odvolává provozovatel online platformy Ultima RATIO: společnost Causa Finita S.A. se sídlem v Rzeszowie.
Úřední a správní služby Centra zajišťuje sekretariát. Sekretariát podléhá Řediteli.
Na seznam mediátorů Centra mohou být zapsány osoby s právnickým vzděláním, které zaručují správné plnění funkcí mediátorů v řízeních o mimosoudním řešení sporů. Mediátory se v první řadě stávají osoby, které jsou aktivními nebo penzionovanými notáři. Zápis mediátora na seznam mediátorů se provádí na funkční období trvající tři roky od realizace zápisu. O zápisu na seznam mediátorů a vyřazení z tohoto seznamu rozhoduje předseda.
Předseda rozhoduje o vyřazení mediátora ze seznamu v případech:
podání žádosti o vyřazení ze strany Sdružení notářů České republiky nebo provozovatele platformy Ultima RATIO,
ztráty plné způsobilosti mediátora k právním úkonům,
odsouzení mediátora pravomocným rozsudkem za trestný čin,
ztráty plných veřejných práv mediátora,
rezignace mediátora na pozici.
V případě vyřazení mediátora ze seznamu mediátorů předseda postoupí jím zahájená řízení jiným mediátorům, kteří je vedou až do jejich ukončení.
Na seznam rozhodců Centra mohou být zapsány osoby, které jsou advokáty, právníky nebo notáři, a také osoby s akademickými tituly nebo vědeckými tituly v oblasti právních věd. O zápisu na seznam rozhodců a vyškrtnutí ze seznamu rozhodců rozhoduje Prezident.
Prezident rozhoduje o vyškrtnutí rozhodce ze seznamu rozhodců v případě:
podání žádosti o vyškrtnutí Českou notářskou komorou,
ztráty plné právní způsobilosti rozhodcem,
odsouzení rozhodce pravomocným rozsudkem za trestný čin,
ztráty plných veřejných práv rozhodcem,
rezignace rozhodce z funkce.
V případě vyškrtnutí rozhodce ze seznamu rozhodců jsou případy, které vedl, Prezidentem přiděleny jiným rozhodcům, kteří je vedou až do jejich ukončení.
Rozhodce je povinen zachovávat nestrannost a rozhodovat spor řádně, s využitím svých znalostí a zkušeností.
Internetová platforma Ultima RATIO poskytuje plnou možnost vedení řízení online a digitálně zaznamenává jejich průběh. Fyzické spisy se nevedou.
Fyzická osoba může vystupovat jako strana, její zástupce nebo zmocněnec po vytvoření uživatelského účtu na platformě Ultima RATIO. Vytvoření účtu je možné po ověření identity prostřednictvím ověřeného profilu na webu: login.gov.pl.
Jednu činnost jménem účastníka řízení může provést pouze jeden uživatel.
Místem řízení je Česká republika.
Výchozím jazykem řízení je polština. Strany si mohou vybrat angličtinu.
Při projednávání věcí se používá české právo.
Několik osob může v jedné věci vystupovat v roli žalobců nebo žalovaných, jestliže předmět sporu tvoří jim společná práva a povinnosti, a rovněž tehdy, když věc proti několika osobám může probíhat jen společně (nutná společná účast). Žalobu, odpověď na žalobu nebo žádost o zahájení mediace by však měly podat prostřednictvím společného zmocněnce.
Strany mohou jednat osobně nebo prostřednictvím zmocněnců, kteří jsou advokáty nebo právními zástupci, působícími na základě pověření opravňujícího k vystupování před Centrem. V případě strany, která je právnickou osobou nebo organizační jednotkou bez právní subjektivity, ale mající právní způsobilost, může být zmocněncem také člen představenstva jednající na základě pověření poskytnutého v souladu se zásadami zastoupení strany, opravňujícího k vystupování před Centrem. V případě veřejné společnosti může být zmocněncem společníků této společnosti rovněž společník této společnosti, jednající na základě pověření opravňujícího k vystupování před Centrem.
Zmocněncem podnikatele může být rovněž jeho zaměstnanec, také osoba ve stálém smluvním vztahu s podnikatelem, pokud předmět věci spadá do rámce této smlouvy. Má se za to, že tyto osoby jsou oprávněny jednat jménem podnikatele, pokud je podnikatel připojil ke svému podnikatelskému účtu na platformě Ultima RATIO.
Podnikatel může svým obchodním partnerům nabídnout možnost mimosoudního řešení sporů prostřednictvím mediace vedené mediátory Centra.
Centrum provádí mediace ve věcech vyplývajících ze smluv uzavřených podnikateli a také ze smluv mezi podnikateli a spotřebiteli, zejména uzavřených na dálku nebo mimo provozovnu podniku. Mediace ve věcech mezi podnikateli a spotřebiteli se mohou týkat pouze nesouladu zboží se smlouvou, služeb poskytovaných přes internet nebo smluv mezi spotřebiteli a podnikateli, kteří jsou účastníky finančního trhu, pojišťovnami, operátory mobilní telefonie, operátory kabelové televize, poskytovateli médií a subjekty obchodujícími s pohledávkami ze smluv v oblasti finančního trhu, pojištění, mobilní telefonie, kabelové televize a dodávky médií.
Spotřebitel může kdykoli během mediace od procesu odstoupit bez uvedení důvodu. Ultima RATIO. informuje spotřebitele o této možnosti.
Mediace spočívají v umožnění přiblížení stanovisek stran za účelem řešení.
Řízení jsou vedena před jedním mediátorem. Mediátor je vybírán Předsedou v rámci losování nebo jiným způsobem, který zohledňuje specializaci, aktuální pracovní zátěž a případné další okolnosti, které mohou mít vliv na možnost zabývání se případem v souladu s tímto Řádem.
Mediátor může odmítnout provedení mediace v následujících případech:
předmět sporu přesahuje kategorie sporů v působnosti Centra
spor je malicherný, neopodstatněný nebo provedení mediace by způsobilo nepřiměřené obtíže pro druhou stranu
hodnota předmětu sporu je nižší než 10 EURO (přepočteno na české koruny dle průměrného kurzu ČNB ze dne zahájení mediace)
spor je v současné době projednáván nebo byl již dříve řešen jiným subjektem zabývajícím se mimosoudním řešením sporů nebo obecným soudem
podle názoru mediátora by provedení mediace významně narušilo efektivní fungování Centra
V případě rozhodnutí o odmítnutí provedení mediace mediátor o tom informuje strany a předloží odůvodnění odmítnutí.
Pokud během mediace strany neuzavřely dohodu, může mediátor předložit návrh na řešení sporu. Účast na mediaci nevylučuje možnost uplatnění nároků v řízení před obecnými soudy, kde může být rozhodnuto jinak než podle návrhu mediátora.
Do 7 dnů od data předložení návrhu na řešení sporu mediátorem jsou strany povinny informovat mediátora, zda s návrhem souhlasí nebo podle něj jednaly.
Mediátor vyhotoví protokol, který obsahuje průběh mediace a její výsledek. Pokud strany uzavřely dohodu a předložily ji mediátorovi, její opis se připojí k protokolu.
V případech ukončených dohodou Centrum zašle opisy protokolů z mediace k příslušným obecným soudům v souladu s platnými předpisy.
Centrum rozhoduje arbitrážní spory, pokud jeho pravomoc vyplývá ze smlouvy stran. Dohoda o arbitráži může mít písemnou nebo dokumentovou formu. Požadavek na formu se považuje za splněný, pokud byla rozhodčí doložka zahrnuta do smlouvy uzavírané v elektronickém systému, a její strany potvrdily její uzavření přímo nebo označením příslušné možnosti. Pokud rozhodčí doložka vyplývá z obecných obchodních podmínek nebo jiných smluvních vzorů ve formě dokumentu nebo zachycených v dokumentové formě, považuje se za závaznou, pokud měly strany možnost se s nimi předem seznámit a vyjádřily souhlas s jejich přidáním do obsahu smlouvy.
Centrum je oprávněno rozhodovat o své pravomoci, včetně existence, platnosti nebo účinnosti rozhodčí doložky. V případě absence pravomoci, Centrum vydá usnesení o odmítnutí přijetí případu k řešení.
Centrum nevede arbitrážní řízení s účastí spotřebitelů.
Arbitrážní řízení začíná podáním žaloby. Žaloba se považuje za podanou v den, kdy je částka poplatku v souladu s tarifem poplatků Centra, dále jen „Tarif Poplatků“, uznána na bankovním účtu Centra.
Jednou žalobou lze uplatnit pouze jeden nárok. Spojení několika nároků do jedné žaloby je přípustné pouze tehdy, pokud vyplývají ze stejné smlouvy.
Žaloba by měla přesně určit strany a předmět sporu, a také uvést ujednání o arbitráži, na jehož základě má být řízení vedeno.
V žalobě by měl žalobce uvést všechna tvrzení odůvodňující uplatněný nárok a předložit všechny důkazy. Centrum může opomenout nová tvrzení a důkazy na jejich podporu, pokud mohly být uvedeny již v žalobě.
Centrum doručuje žalovanému informaci o podání žaloby proti němu spolu s její kopií a pokyny k vytvoření uživatelského účtu a přihlášení na platformu Ultima RATIO na e-mailovou adresu uvedenou ve smlouvě stran, která je zdrojem arbitrární doložky, a pokud taková adresa neexistuje, na e-mailovou adresu žalovaného uvedenou v Obchodním rejstříku nebo jiném veřejném rejstříku nebo evidenci.
Pokud žalovaný uvedl ve smlouvě, která je zdrojem arbitrární doložky, e-mailovou adresu, která neexistuje nebo ze které nepoužívá, nebo pokud nelze doručit informace uvedené v odstavci 1 výše z důvodu zaplněné schránky příchozí pošty, úmyslně blokovaného přijímání korespondence nebo jiné okolnosti, za které žalovaný odpovídá, žalobu se považuje za řádně doručenou od chvíle prvního pokusu o její doručení. Doručení žaloby způsobí i umístění zprávy v „nežádoucí“ složce pošty (tzv. „spam“) na poštovním serveru žalovaného.
Bez ohledu na výše uvedené, z nejvyšší péče o zájmy stran řízení a bezpečnost právního obchodu, Centrum odesílá tiskovou verzi informace uvedené v odstavci 1 výše doporučeným dopisem na adresu žalovaného zveřejněnou ve příslušném obchodním rejstříku nebo jiném veřejném rejstříku nebo evidenci, a v případě osob, které nepůsobí jako podnikatelé, na adresu bydliště uvedenou ve smlouvě nebo arbitrární doložce. Potvrzení o zaslání tisku žaloby se umísťuje do profilu případu a předpokládá se, že dorazila k adresátovi do 5 pracovních dní od jejího zaslání.
Chvíle doručení žaloby se považuje za doručení podle odstavce 1 a 2 výše. Jestliže ale ve smlouvě stran není uvedena e-mailová adresa žalovaného a není uvedena jako e-mailová adresa ve příslušném obchodním rejstříku nebo jiném veřejném rejstříku nebo evidenci, žaloba se považuje za doručenou v okamžiku uvedeném v poslední větě předchozího odstavce.
Ve lhůtě jednoho týdne ode dne doručení žaloby může žalovaný podat odpověď. Odpověď na žalobu se podává na portálu Ultima RATIO. Odpověď na žalobu se považuje za podanou v den připsání částky poplatku podle Tarifů poplatků na bankovní účet Centrum. Vzhledem k tomu, že náklady na rozhodčí řízení, které se vede podle těchto Pravidel, nesou obě strany rovným dílem, nesmí být částka rozhodčího poplatku z odpovědi na žalobu ani vyšší, ani nižší než částka rozhodčího poplatku z žaloby.
V odpovědi na žalobu by měl žalovaný uvést všechny námitky a tvrzení proti nároku žaloby a předložit veškeré důkazy na jejich podporu. Centrum může opominout nové tvrzení a důkazy, pokud je mohlo žalovaný předložit již v odpovědi na žalobu.
Nepodání odpovědi na žalobu nezastavuje projednání případu a vydání rozhodnutí.
Arbitrážní případy jsou projednávány v obsazení jednoho arbitra.
Arbitr je vybírán předsedou losem nebo jiným způsobem, který zohledňuje dohodu stran, specializaci, aktuální pracovní zatížení a případné další okolnosti, které by mohly ovlivnit možnost projednat případ v souladu s tímto Řádem. Arbitrážní doložka znamená zmocnění pro předsedu k volbě arbitra.
Přijetím případu k projednání arbitr poskytne stranám prohlášení o nestrannosti a nezávislosti. Toto prohlášení je doručováno na profil případu.
V případě důvodných pochybností o nestrannosti nebo nezávislosti arbitra může strana podat návrh
na jeho vyloučení. Návrh se podává do 3 dnů ode dne, kdy se strana dozvěděla o okolnostech uvedených v předchozí větě. Pokud byl návrh podán v termínu, je o něm rozhodnuto předsedou. Návrh je posouzen neprodleně, nejpozději do 3 dnů ode dne podání. V případě rozhodnutí o vyloučení arbitra předseda rozhodne o volbě náhradního arbitra.
Během řízení mohou strany vyměňovat stanoviska, připojovat materiály a rovněž komunikovat prostřednictvím chatu. Zejména mohou strany provádět důkazy z naskenovaných dokumentů, obrazů, fotografií, audio a video nahrávek, počítačových souborů a dalších obdobných materiálů, přičemž strana, která přikládá daný důkaz, by měla v každém případě potvrdit jeho pravost a autenticitu. Ve zvláštních případech může Centrum omezit velikost nebo formát souborů předkládaných stranami a také může nařídit jejich předložení v jiných formátech.
Svědecké výpovědi mohou být podávány ve formě písemných prohlášení nebo video nahrávek, přičemž by svědek měl ve svém prohlášení potvrdit, že si je vědom odpovědnosti za podávání nepravdivých výpovědí.
Pokud to rozhodce shledá účelným, zorganizuje videokonferenci s cílem doplnění skutečností majících pro případ zásadní význam. Strana požadující výslech svědka je povinna přimět ho k podání výpovědi pod hrozbou opomenutí důkazu. Záznam výslechu je umístěn na profilu případu.
V případech vyžadujících speciální znalosti může rozhodce na žádost strany povolat soudního znalce, kterého sám určí, za účelem získání odborného vyjádření. Toto vyjádření je předloženo v elektronickém systému.
S výhradou pravidel týkajících se doručování žaloby, stanovených v §13 výše, během řízení jsou doručování stanovisek stran a vydaných rozhodnutí prováděna jejich publikací na profilu případu. Během trvání arbitráže se strany nemohou s rozhodcem kontaktovat jiným způsobem než prostřednictvím platformy Ultima RATIO.
Námitku započtení lze projednat i tehdy, když Centrum není příslušné k projednání sporu zahrnujícího pohledávku předloženou k započtení.
V průběhu řízení nelze předkládat nové nároky vedle stávajících. Nicméně, v případě změny okolností může žalobce požadovat namísto původního předmětu sporu jeho ekvivalent nebo jiné plnění.
Námitku započtení lze projednat i tehdy, když Centrum není příslušné k projednání sporu zahrnujícího pohledávku předloženou k započtení.
V průběhu řízení nelze předkládat nové nároky vedle stávajících. Nicméně, v případě změny okolností může žalobce požadovat namísto původního předmětu sporu jeho ekvivalent nebo jiné plnění.
S ohledem na ustanovení těchto pravidel a závazné právní předpisy, rozhodce vede řízení způsobem, který považuje za vhodný. Zejména má rozhodce právo na:
vyžadování informací od stran a podávání prohlášení,
vydávání nařízení týkajících se procesních záležitostí,
navrhování možnosti vydání rozhodnutí určitého obsahu na základě dosud shromážděného materiálu, přičemž se předpokládá, že to nepředstavuje prozrazení stanoviska rozhodce ohledně budoucího rozhodnutí, ale slouží to k přimění stran k dosažení smírného řešení případu. Při navrhování možnosti vydání rozhodnutí určitého obsahu by měl rozhodce dát stranám čas na smírná jednání, a pokud ke smíření nedojde - umožnit stranám předložit procesní stanoviska.
Pokud byly porušeny ustanovení těchto pravidel, strana, která porušení zjistila, by měla bez prodlení, nejpozději však do 3 dnů, uplatnit námitku nebo předložit odpovídající výhradu s rizikem ztráty možnosti se na takové porušení odvolat v další části řízení nebo v žalobě na zrušení rozhodnutí rozhodčího soudu. Ve stejném termínu a s rizikem ztráty by měla strana na internetové stránce Centra hlásit technické problémy, pokud znemožňují provedení procesního úkonu.
Po považování případu za dostatečně objasněný arbiter o tom informuje strany a uzavírá řízení.
Arbiter se snaží vydat rozhodnutí ve lhůtě tří týdnů ode dne podání žaloby.
Rozhodnutí by mělo být vyhotoveno v písemné formě a podepsáno rozhodcem. Rozhodnutí by mělo uvádět rozhodčí doložku, na jejímž základě bylo vydáno, obsahovat identifikaci stran a rozhodce, určit datum a místo jeho vydání a také obsahovat důvody rozhodnutí.
Dohoda může získat formu rozhodnutí po podání příslušného návrhu stranou. Příslušný návrh v této záležitosti by měl být předložen nejpozději do 3 dnů od dne uzavření dohody.
V rozhodnutí ukončujícím věc rozhodce rozhoduje také na návrh stran o nákladech řízení, přiměřeně k použití zákona o odpovědnosti za výsledek věci. Stranám zastoupeným profesionálními právními zástupci náleží úhrada nákladů právního zastoupení ve výši stanovené v Tarifní tabulce. Z částky úhrady nákladů řízení se odečítají zákonné úroky od data vydání rozhodnutí.
Rozhodce vydá usnesení o zastavení řízení, pokud žalobce vzal zpět žalobu se zřeknutím se nároku nebo bez zřeknutí se nároku, pokud žalovaný s tím souhlasí, stejně jako v případě, že vydání rozhodnutí se z jiných důvodů stalo nadbytečným nebo nepřípustným. Rozhodce zastavuje řízení, které bylo pozastaveno na společný návrh stran, pokud návrh na pokračování řízení nebyl podán do tří měsíců od dne vydání usnesení o pozastavení.
Centrum doručuje stranám nebo jejich zástupcům, pokud byli ustanoveni, ověřené kopie rozhodnutí a těch usnesení, ve kterých byly přiznány náklady řízení, doporučenou poštou. Ostatní rozhodnutí jsou doručovány výhradně v elektronickém systému.
Rozhodnutí Centra jsou konečná.
Arbitři, mediátoři, Centrum, operátor platformy Ultima RATIO a Sdružení notářů Polské republiky ve Varšavě nenesou odpovědnost za škody vzniklé v důsledku jednání nebo opomenutí souvisejícího s řízeními vedenými před Centrem, ledaže škoda byla způsobena úmyslně.
V případě zrušení rozhodnutí Centra obecným soudem je věc znovu projednána jiným rozhodcem vybraným v souladu s ustanoveními tohoto Řádu.
V záležitostech, které nejsou tímto Řádem upraveny, se v řízení před Centrem použijí předpisy občanského soudního řádu.
Centrum, mediátoři a rozhodci jsou povinni zachovávat důvěrnost všech informací získaných během řízení mimosoudního řešení sporů.
Centrum je oprávněno zkoumat návrhy řešení sporů za účelem monitorování účinnosti postupů a zpracování či publikování výsledků svého výzkumu a sestavování zpráv.
Osobní údaje mohou být zveřejněny pouze za účelem realizace přijatých rozhodnutí nebo v případech stanovených zákonem - v reakci na soudní rozhodnutí nebo příkaz orgánu veřejné správy.
Platí od 23. října 2023.