Doporučené listy sú skutočnou pohromou všeobecného súdnictva. Ešte pred 30 rokmi boli nutnosťou – nepoznali sa predsa iné spôsoby výmeny písomností formálneho charakteru. Avšak v 21. storočí sú také zásielky už anachronizmom, ktorý je jednou z príčin prieťahov v súdnom konaní. Ako sa s otázkou doručovania vysporiadame v Ultima Ratio?

Rozhodli sme sa pre doručovanie elektronickou poštou. Vyšli sme z predpokladu, že v súčasnosti každý podnikateľ, ktorý riadne dbá o svoje záležitosti, vlastní aktívnu e-mailovú adresu, ktorú aktívne využíva. Uvedomujúc si však potenciálnu nespoľahlivosť tejto formy komunikácie, zabezpečili sme ju niekoľkými dôležitými podmienkami.

Predovšetkým, podnikatelia by pri uzavretí zapisu na rozhodcovský súd mali uviesť e-mailové adresy na doručovanie korešpondencie z Ultima Ratio. Ak tak neurobia, korešpondencia sa doručuje na ich adresy uvedené v ORSR alebo ŽRSR. Ak sa ukáže, že ani tam nie sú uvedené emailové adresy, doručovanie žaloby sa uskutoční tradičnou poštou a je účinné okamihom prvého pokusu o doručenie (oznámenie).

Po druhé – otázka doručenia elektronickou poštou je dôležitá iba v prípade doručenia žalovanému. Následné doručovanie sa už uskutočňuje v systéme, kde je možné prostredníctvom profilu konkrétnej veci oboznámiť sa s procesným stanoviskom protistrany alebo s ňou komunikovať na chate. Toto je veľmi pohodlné a moderné riešenie. Aj my nemáme radi, keď do našej e-mailovej schránky prichádzajú správy, s ktorými sa vždy nechceme oboznamovať.

Samozrejme, ak užívateľ má takéto prianie, systém ho informuje o ním vybraných procesných udalostiach. Na výber sú e-maily, SMS správy alebo notifikácie „push“ v mobilnej aplikácii. Napríklad je možné nastaviť notifikácie tak, aby užívateľ dostal SMS správu s informáciou, že protistrana práve podala odpoveď na žalobu alebo predložila dôkazy, alebo že rozhodcovský súd práve vydal rozhodnutie.

Po tretie, systém starostlivo zaznamenáva celý postup doručenia žaloby. Ak správa so žalobou nedorazila do prijímacej schránky adresáta, informácia o nedoručení (tzv. MAILER-DAEMON) je uverejnená v profile prípadu. Navyše, systémový administrátor zisťuje príčinu nezrovnalosti skúmaním spôsobu, akým sa komunikovali poštové servery odosielateľa a príjemcu. Jeho vysvetlenie je tiež publikované.

Toto všetko zaisťuje, že rozhodca má úplný prehľad o príčinách nedoručenia. Je dôležité vedieť, že žaloba nebola doručená, napríklad preto, že zadaná e-mailová adresa neexistuje, je chybná alebo je poštová schránka adresáta zaplnená. Ak by niekto úplne zablokoval možnosť prijímania akejkoľvek korešpondencie od Ultima Ratio, čo je technicky možné, informáciu o tom získa aj rozhodca.

Vyššie uvedené pravidlá majú za cieľ predchádzať situáciám, kedy by žalovaný pre svoju nevinu nemal možnosť začať obhajobu v konaní. Ich prísne dodržiavanie by malo takúto možnosť úplne vylúčiť.

Taktiež je potrebné mať na pamäti, že rozhodnutia Ultima Ratio vždy nadobúdajú písomnú formu a sú doručované stranám doporučenou poštou podľa bežných pravidiel.