3 rzeczy, o których należy pamiętać dokonując doręczeń pocztą elektroniczną

Listy polecone są prawdziwą zmorą sądownictwa powszechnego. Jeszcze 30 lat temu były one koniecznością – nie znano przecież innych sposobów wymiany pism o formalnym charakterze. Niemniej w XXI wieku takie przesyłki to już anachronizm, stanowiący do tego jedną z przyczyn przewlekłości postępowań sądowych. Jak radzimy sobie z kwestią doręczeń w Ultima Ratio?

Zdecydowaliśmy się na doręczenia pocztą elektroniczną. Wyszliśmy z założenia, że aktualnie każdy przedsiębiorca, który należycie dba o swoje sprawy, posiada czynny adres e-mail z którego aktywnie korzysta. Mając jednak świadomość potencjalnej zawodności tej formy komunikacji, obostrzyliśmy ją kilkoma istotnymi warunkami.

Przede wszystkim przedsiębiorcy, czyniąc zapis na sąd polubowny, powinni wskazać adresy e-mail dla doręczeń korespondencji z Ultima Ratio. Jeżeli tego nie zrobią, wówczas korespondencja jest doręczana na ich adresy ujawnione w KRS albo CEIDG. Jeżeli zaś okaże się, że i tam nie ma adresów poczty elektronicznej, doręczenie pozwu odbywa się pocztą tradycyjną i jest skuteczne z chwilą pierwszej próby doręczenia (awizowania).

Po drugie – kwestia doręczenia pocztą elektroniczną jest istotna jedynie w przypadku doręczenia pozwanemu pozwu. Późniejsze doręczenia odbywają się już w systemie, gdzie na profilu danej sprawy można zapoznać się ze stanowiskiem procesowym strony przeciwnej czy też porozmawiać z nią na czacie. To bardzo wygodne i nowoczesne rozwiązanie. My również nie lubimy, gdy na naszą skrzynkę e-mail przychodzą wiadomości, z którymi nie zawsze chcemy się zapoznawać.

Oczywiście, jeżeli użytkownik ma takie życzenie, wówczas system informuje go o wybranych przez niego wydarzeniach procesowych. Do wyboru są maile, SMS-y oraz powiadomienia „push” w aplikacji mobilnej. Można na przykład ustawić powiadomienia tak, by otrzymywać SMS-a z informacją, że przeciwnik właśnie wniósł odpowiedź na pozew czy też przedstawił dowody, albo że Sąd Polubowny właśnie wydał orzeczenie.

Po trzecie, system starannie rejestruje całą procedurę doręczenia pozwu. Jeżeli wiadomość z pozwem nie trafiła do skrzynki odbiorczej adresata, wówczas informacja o braku doręczenia (tzw. MAILER-DAEMON) jest publikowana na profilu sprawy. Dodatkowo, administrator systemu ustala przyczynę nieprawidłowości badając sposób, w jaki komunikowały się ze sobą serwery pocztowe nadawcy i odbiorcy. Jego wyjaśnienie również jest publikowane.

Wszystko to sprawia, że arbiter ma pełną wiedzę o przyczynach braku doręczenia. To ważne by wiedzieć, że pozew nie został doręczony, bo na przykład podany przez stronę adres mailowy nie istnieje, jest błędny albo skrzynka pocztowa adresata jest zapełniona. Jeżeli ktoś w ogóle zablokuje możliwość otrzymywania od Ultima Ratio jakiejkolwiek korespondencji, a technicznie jest to do zrobienia, wówczas arbiter również będzie o tym wiedział.

Powyższe zasady mają na celu zapobiec sytuacji, w której pozwany bez swej winy nie ma możliwości podjęcia obrony w procesie. Ich rygorystyczne przestrzeganie powinno w ogóle wyeliminować taką ewentualność.

Trzeba również pamiętać, że wyroki Ultima Ratio zawsze mają formę pisemną i są doręczane stronom listami poleconymi na normalnych zasadach.