[Q&A] Jak mogę sprawdzić tożsamość osoby, z którą moja firma podpisuje umowę w Internecie?

Skorzystaj z e-podpisu Ultima RATIO. Nasz serwis jest podłączony do węzła krajowego. Usługa działa w ten sposób, że Twój kontrahent musi potwierdzić swoje dane przez login.gov.pl zanim podpisze z Tobą umowę. Załatwiasz w ten sposób dwa problemy. Po pierwsze, wiesz z kim masz do czynienia. Nie musisz zastanawiać się kto podpisał umowę, której skan dostałeś mailem. I czy to w ogóle jest ta umowa. Unikasz przez to niespodzianek kiedy sprawy nie idą tak, jak planowałeś. Ponadto, dzięki naszemu narzędziu optymalizujesz kluczowe procesy w takich obszarach jak sprzedaż, compliance czy KYC ("Know Your Customer"). Otrzymujemy dużo pytań o e-podpis Ultima RATIO. Postanowiliśmy w tym wpisie na część z nich odpowiedzieć.

Jakie umowy mogę podpisać e-podpisem Ultima RATIO.?

99% umów i dokumentów w codziennym obrocie prawnym. Między innymi umowy:

pożyczki,
sprzedaży,
zlecenia,
o dzieło,
współpracy,
ubezpieczenia,
agencyjną,
o roboty budowlane,
kontrakt menadżerski,
o pracę,
ugodę,
... a wkrótce umowy leasingu.

Prawo nie wymaga, aby były one podpisywane własnoręcznie albo z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W pełni skuteczna jest zatem forma dokumentowa.

Jak wygląda procedura podpisywania umowy w Ultima RATIO.?

Wypełniasz w naszym systemie prosty formularz. Trwa to kilkanaście sekund. Następnie Twój klient dostaje mail z linkiem do umowy. Aby ją podpisać, musi zalogować się do login.gov.pl. Później podpisanie umowy ogranicza się do jednego kliknięcia. Nie ma wymogu, aby Twój klient zakładał u nas konto użytkownika. Nie zostawia też w Ultima RATIO. żadnych swoich danych. Podpisanie umowy jest dla niego absolutnie bezproblemowe i całkowicie bezpłatne.

Z jego punktu widzenia wygląda to następująco:

Po podpisaniu umowy przez wszystkie osoby, system dodaje do niej kartę podpisów, kwalifikowane pieczęci elektroniczne i kwalifikowane znaczniki czasu. Tak przygotowany dokument rozsyła następnie do wszystkich zainteresowanych pocztą elektroniczną. Repozytorium dokumentów jest dostępne w panelu użytkownika.

Czy dokumenty podpisane e-podpisem Ultima RATIO. da się sfałszować?

Byłoby to skrajnie trudne. Nasz system "wszywa" bowiem w dokument kwalifikowane pieczęci elektroniczne oraz kwalifikowane znaczniki czasu. Dzieje się tak po to, aby każda późniejsza ingerencja w treść dokumentu była od razu widoczna w specjalistycznym oprogramowaniu. W porównaniu z umowami podpisywanymi tradycyjnie, e-umowy mają więc tę przewagę, że w razie czego nie trzeba powoływać biegłych grafologów, aby ustalić ich wiarygodność.

Czym e-podpis Ultima RATIO. różni się od kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną, jak podpis własnoręczny. Aby go uzyskać należy udać się do specjalistycznej firmy, która wyda odpowiedni certyfikat i sprawdzi tożsamość. Ponieważ koszt kwalifikowanego podpisu elektronicznego to około 200 złotych rocznie, przeciętny Kowalski nie czuje specjalnej potrzeby, aby go wyrabiać. Pewnie dlatego podpis kwalifikowany posiada zaledwie około 200 tysięcy Polaków – głównie księgowych, prawników i profesjonalistów w większych firmach.

E-podpis Ultima RATIO to z kolei zaawansowany podpis elektroniczny. W praktyce życia codziennego ma on takie same skutki prawne, jak podpis kwalifikowany. Niemniej jednak istnieją czynności, dla których prawo przewiduje, że muszą być zawarte w formie pisemnej lub z podpisem kwalifikowanym. Na przykład: pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie (art. 99 §2 Kc). Taką samą formę powinno mieć oświadczenie poręczyciela (art. 876 §2 Kc).

Czym e-podpis Ultima RATIO. różni się od podpisu zaufanego w serwisie Gov.pl?

To podobne rozwiązania. W Ultima RATIO. to jednak Ty inicjujesz podpisanie dokumentu i kontrolujesz całą procedurę. Twój kontrahent podpisuje zatem tylko ten dokument, który Ty umieścisz wcześniej w systemie.

Technicznych różnic jest zresztą więcej. Serwis Gov.pl umieszcza na dokumentach znaczniki graficzne. Ich domyślne położenie jest jednak dość niefortunne (prawy, górny róg dokumentu) i jeżeli dokument podpisuje kilka osób, znaczniki mogą na siebie "nachodzić". Znaczniki takie można też z dokumentu usunąć.

Dokument podpisany e-podpisem Ultima RATIO posiada natomiast szczegółową kartę podpisów. Karta taka dodawana jest do każdego dokumentu jako ostatnia strona i nie da się jej edytować. Są w niej również zawarte bardziej szczegółowe dane: między innymi trzy ostatnie cyfry numerów PESEL oraz - opcjonalnie - zdjęcia osób podpisujących. Dzięki temu nie ma wątpliwości co do tego, kto podpisał dany dokument. W przypadku serwisu Gov.pl wątpliwości takie mogą się nieraz pojawić. Chodzi przede wszystkim o osoby o takich samych imionach i nazwiskach.

W Ultima RATIO można też jednocześnie podpisać kilka dokumentów a rozmiar plików nie jest ograniczony do 10 MB. Nasze dokumenty posiadają ponadto kwalifikowane znaczniki czasu. Czynności prawne w nich stwierdzone mają więc datę pewną (art. 81 §2 pkt 3 Kc).

A co, jeżeli mój klient nie ma profilu zaufanego?

To bardzo mało prawdopodobne. Według najnowszych danych profil zaufany posiada ponad 15 milionów Polaków. Stanowi to ok. 68% populacji naszego kraju w wieku produkcyjnym. Co więcej, serwis login.gov.pl posiada inne jeszcze metody weryfikacji tożsamości z których można skorzystać: e-dowód oraz logowanie bankowe. Powiedzmy sobie szczerze: jest XXI wiek. Jeżeli ktoś chce podpisać z Tobą umowę w Internecie ale twierdzi, że nie ma ani profilu zaufanego ani konta w banku, najprawdopodobniej i tak dojdziesz do wniosku, że lepiej trzymać się od niego z daleka.

Jak mogę otrzymać e-podpis Ultima RATIO.?

Napisz do nas. Podstawowy pakiet: Bezpieczna Firma „Ultima RATIO” jest dostępny już za 499 złotych netto miesięcznie. W jego ramach Twoja firma ma możliwość podpisania co miesiąc 100 dokumentów. Do tego możesz korzystać z arbitrażu handlowego online. Ultima RATIO. współpracuje z około 30 doświadczonymi arbitrami gospodarczymi, którzy rozpoznają Twoją sprawę w pełni online i wydadzą wyrok arbitrażowy. Zgodnie z art. 1212 §1 Kpc wyrok sądu arbitrażowego, po nadaniu klauzuli wykonalności, ma moc prawną wyroku sądu państwowego. Aktualny, średni czas trwania sprawy w Ultima RATIO to 22 dni.

Zobacz też: Wyrok w półtora tygodnia? Mec. Rosłon: Klient był w szoku. Pozytywnym szoku

Gdzie mogę sprawdzić czy e-podpis Ultima RATIO. to pewne i wiarygodne rozwiązanie?

Rejestr systemów identyfikacji elektronicznej, przyłączonych do węzła krajowewgo, znajdziesz tutaj: https://mc.bip.gov.pl/wezel-krajowy-zintegrowani-dostawcy-uslug/wezel-krajowy-zintegrowani-dostawcy-uslug.html

E-podpis Ultima RATIO. znajduje się też na liście niekwalifikowanych usług zaufania, prowadzonej przez Narodowe Centrum Certyfikacji NCCert. Lista dostępna jest tutaj: https://www.nccert.pl/uslugiNK.htm

Zespół Ultima RATIO.