Sekret sprawnego procesu – dlaczego w Ultima Ratio losujemy arbitrów

W sądach polubownych jedną sprawę najczęściej rozpoznaje aż trzech arbitrów. Pierwszego powołuje powód, drugiego pozwany, a trzeciego – sami arbitrzy. Alternatywnym sposobem powoływania arbitrów, praktykowanym w niektórych sądach polubownych, jest losowanie. W przypadku losowania strony nie mają wpływu na to, kto będzie rozpoznawał ich sprawę – przypomina to do złudzenia sytuację znaną z sądów powszechnych. Jakie zalety mają obydwa te rozwiązania i dlaczego zagadnienie to przekłada się na szybkość postępowania?

Niewątpliwie możliwość wybrania „własnego” arbitra ma nieraz swoje zalety. Spośród dostępnych arbitrów możemy wybrać tego, którego specjalizacja, osiągnięcia zawodowe czy dorobek naukowy najlepiej pasują do charakteru sprawy. Ma to o tyle istotne znaczenie, że sprawy z takich dziedzin jak nieuczciwa konkurencja czy własność intelektualna są relatywnie trudne. Dobrze jest, aby zajęli się nimi kompetentni fachowcy. Ponadto sam akt wyboru arbitrów wiąże się z ich wyróżnieniem i buduje między uczestnikami procesu pewną nić porozumienia, wyjątkowości i zaufania.

Niestety, sądy w powyższej formule nie mogą pracować sprawie. Z reguły strona nie ufa arbitrowi wybranemu przez przeciwnika. Do tego arbitrów musi być aż trzech – prawo do powołania arbitra przysługuje bowiem każdej ze stron, a do arbitrów wybranych przez strony należy dodać trzeciego, by liczba arbitrów była nieparzysta i dało się podejmować decyzje. Na wybór tego trzeciego arbitra strony już wpływu nie mają. Arbitrzy i strony muszą następnie znaleźć dogodny termin na przeprowadzenie pierwszej i kolejnych rozpraw. Serdeczna atmosfera daje pole do pobłażliwości dla inicjatywy dowodowej – przeprowadza się wszystkie dowody jakie tylko zostają zgłoszone. Sprawy przed takimi sądami polubownymi trwają w konsekwencji równie długo jak sprawy przed sądami powszechnymi.

W Ultima Ratio zdecydowaliśmy się na powoływanie arbitrów w drodze losowania. Jesteśmy przecież sądem elektronicznym, w którym wybór konkretnych arbitrów i tak nie pełniłby właściwej sobie roli, bo strony i tak nie miałyby z nimi bezpośredniego kontaktu. Zamiast tego, element zaufania stron do Ultima Ratio budujemy na fundamencie korporacji notarialnej oraz bezstronnych notariuszach.  Dlatego nasze sprawy mogą być rozstrzygane jednoosobowo. Daje to możliwość wydania orzeczenia w szybkim, 21-dniowym terminie.

Prowadząc badania i wywiady z grupą przedsiębiorców przekonaliśmy się, że możliwość wyboru arbitra do rozpoznania sprawy nie jest dla nich kwestią istotną. Decydując się na sąd polubowny, dają oni wyraz zaufania nie konkretnym arbitrom, których na etapie zawierania umowy wskazać przecież nie mogą, lecz instytucji stojącej za sądem. W przypadku Ultima Ratio taką instytucją jest Stowarzyszenie Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej. Przedsiębiorcy doceniają fakt, że nasze Stowarzyszenie zapewnia właściwy poziom wydawanych wyroków, bezstronność arbitrów, jednolitość orzeczeń w podobnych sprawach oraz ścisły nadzór nad procesem orzeczniczym. Nasze badania dały podstawy do przyjęcia, że przedsiębiorcy będą czuć się komfortowo wiedząc, że spór między nimi rozstrzygnie niezależny od stron arbiter wylosowany z listy arbitrów Ultima Ratio.

W sądzie polubownym arbiter i tak nie jest przecież przedstawicielem czy reprezentantem strony która go wybrała. Strona taka nie może w konsekwencji od niego oczekiwać, że będzie dbał o jej interesy kosztem drugiej strony.

Nie oznacza to oczywiście, że w imię szybkości postępowania nie przykładamy wagi do merytorycznego poziomu wydawanych orzeczeń albo przyjaznej atmosfery między stronami. Algorytm losujący arbitra będzie brał pod uwagę jego specjalizację w danej dziedzinie prawa. Arbiter zawsze będzie mógł też skorzystać z pomocy specjalnego panelu ekspertów. O komunikację stron i arbitra zadbaliśmy projektując dedykowany każdej sprawie czat. Wyszliśmy z założenia, że w dzisiejszych czasach ludzie komunikują się przede wszystkim w ten właśnie sposób. Na czacie strony będą mogły – również w czasie rzeczywistym – dyskutować, zgłaszać wnioski, odpowiadać na pytania czy wątpliwości arbitra, pytać go o stan sprawy, prowadzić pertraktacje ugodowe czy też uzgadniać termin ewentualnej telekonferencji. Narzędzie to powinno wzbudzić zaufanie stron do Ultima Ratio co najmniej w takim samym stopniu, w jakim bezpośredni kontakt stron z arbitrami wzbudza zaufanie stron do innych sądów polubownych.