Doporučené dopisy jsou skutečnou noční můrou běžného soudnictví. Před 30 lety byly nezbytné – neznaly se přeci jiné způsoby výměny písemností formálního charakteru. Nicméně ve 21. století jsou takové zásilky již anachronismem, který je jedním z důvodů pomalosti soudních řízení. Jak si poradíme s otázkou doručování v Ultima Ratio?

Rozhodli jsme se pro doručování elektronickou poštou. Vyšli jsme z předpokladu, že v současnosti každý podnikatel, který se řádně stará o své záležitosti, má aktivní e-mailovou adresu, kterou aktivně využívá. S vědomím potenciální nespolehlivosti této formy komunikace jsme však zavedli několik důležitých podmínek.

Především by podnikatelé, kteří se zavazují k rozhodčímu řízení, měli uvést e-mailové adresy pro doručování korespondence s Ultima Ratio. Pokud tak neučiní, korespondence je doručována na jejich adresy uvedené v obchodním rejstříku nebo živnostenském rejstříku. Jestliže ani tam nejsou e-mailové adresy, doručení žaloby probíhá tradiční poštou a je účinné od prvního pokusu o doručení (oznámení).

Za druhé, otázka doručování elektronickou poštou je důležitá pouze v případě doručení žalovanému. Následná doručení probíhají již v systému, kde je na profilu dané záležitosti možné seznamovat se s procesním stanoviskem protistrany či se s ní komunikovat na chatu. Je to velmi pohodlné a moderní řešení. Také nemáme rádi, když nám do e-mailové schránky přicházejí zprávy, které si vždy nechceme prostudovat.

Samozřejmě, pokud si uživatel přeje, systém ho informuje o vybraných procesních událostech. Na výběr jsou e-maily, SMS zprávy a „push“ oznámení v mobilní aplikaci. Můžete například nastavit oznámení tak, aby vám přijela SMS s informací, že protistrana právě podala odpověď na žalobu či předložila důkazy, nebo že rozhodčí soud právě vydal rozhodnutí.

Za třetí, systém pečlivě registruje celé řízení doručení žaloby. Pokud zpráva s žalobou nedorazí do schránky příjemce, je informace o nedoručení (tzv. MAILER-DAEMON) publikována na profilu záležitosti. Navíc, administrátor systému zjišťuje příčinu nesrovnalostí zkoumáním, jakým způsobem komunikovaly poštovní servery odesilatele a příjemce. Jeho vysvětlení je také publikováno.

Vše to zajišťuje, že arbitři mají plnou znalost důvodů nedoručení. Je důležité, aby bylo jasné, že žaloba nebyla doručena, protože například uvedená e-mailová adresa neexistuje, je chybná nebo je schránka příjemce plná. Pokud by někdo zablokoval možnost přijímat od Ultima Ratio jakoukoliv korespondenci, což je technicky možné, arbitři se o tom rovněž dozvědí.

Výše uvedené zásady mají za cíl zamezit situaci, kdy žalovaný bez vlastní viny nemá možnost zahájit obranu v procesu. Jejich důsledné dodržování by mělo takovou možnost zcela eliminovat.

Je také třeba mít na paměti, že rozhodnutí Ultima Ratio mají vždy písemnou formu a jsou doručována stranám doporučenými dopisy podle běžných pravidel.