Elektroniczne Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie, zwane dalej: „Centrum” (dawniej: „Ultima RATIO” Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie oraz Elektroniczne Centrum Arbitrażu i Mediacji „Ultima RATIO”. przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie) zajmuje się prowadzeniem postępowań z zakresu pozasądowego rozwiązywania sporów przez Internet w drodze arbitrażu oraz mediacji. Centrum jest stałym sądem polubownym (arbitrażowym) oraz centrum mediacyjnym działającym na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, innych właściwych przepisów oraz niniejszego Regulaminu.
Postępowania z zakresu pozasądowego rozwiązywania sporów prowadzone są przez Internet. Centrum prowadzi działalność na platformie internetowej Ultima RATIO.
Siedzibą Centrum jest miasto stołeczne Warszawa.
Organami Centrum są: Prezes oraz Dyrektor.
Prezes kieruje Centrum w zakresie jego funkcji orzeczniczych oraz mediacyjnych i w tych ramach reprezentuje Centrum na zewnątrz. Prezes wykonuje też inne czynności określone w niniejszym Regulaminie. Na czas niemożliwości wykonywania zadań przez Prezesa, jego zadania wykonuje Zastępca Prezesa.
Prezesa oraz jego zastępców powołuje i odwołuje Stowarzyszenie Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie.
Dyrektor administruje Centrum poprzez kierowanie jego bieżącym funkcjonowaniem, załatwianie spraw organizacyjnych i operacyjnych, koordynowanie współpracy z sądami powszechnymi oraz dokonywanie innych czynności określonych w niniejszym Regulaminie. Na czas niemożliwości wykonywania zadań przez Dyrektora, jego zadania wykonuje Zastępca Dyrektora.
Dyrektora i jego zastępców powołuje i odwołuje operator platformy internetowej Ultima RATIO.: spółka Causa Finita S.A. z siedzibą w Rzeszowie.
Czynności kancelaryjne i obsługę administracyjną Centrum wykonuje sekretariat. Sekretariat podlega Dyrektorowi.
Na listę mediatorów Centrum mogą być wpisane osoby posiadające wykształcenie prawnicze, dające rękojmię należytego pełnienia funkcji mediatorów w postępowaniach z zakresu pozasądowego rozwiązywania sporów. Mediatorami zostają w pierwszej kolejności osoby będące czynnymi notariuszami albo emerytowanymi notariuszami. Wpis mediatora na listę mediatorów następuje na kadencję obejmującą okres trzech lat od dokonania wpisu. O wpisie na listę mediatorów i skreśleniu z listy mediatorów decyduje Prezes.
Prezes decyduje o skreśleniu mediatora z listy mediatorów w przypadku:
złożenia przez Stowarzyszenie Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej lub operatora platformy Ultima RATIO. wniosku o wykreślenie,
utraty przez mediatora pełnej zdolności do czynności prawnych,
skazania mediatora prawomocnym wyrokiem za przestępstwo,
utraty przez mediatora pełni praw publicznych,
rezygnacji mediatora ze stanowiska.
W przypadku skreślenia mediatora z listy mediatorów, prowadzone przez niego postępowania Prezes przekazuje innym mediatorom, którzy prowadzą je aż do ich zakończenia.
Na listę arbitrów Centrum mogą być wpisane osoby będące adwokatami, radcami prawnymi oraz notariuszami a także osoby posiadające stopnie naukowe lub tytuł naukowy w zakresie nauk prawnych. O wpisie na listę arbitrów i skreśleniu z listy arbitrów decyduje Prezes.
Prezes decyduje o skreśleniu arbitra z listy arbitrów w przypadku:
złożenia przez Stowarzyszenie Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej wniosku o wykreślenie,
utraty przez arbitra pełnej zdolności do czynności prawnych,
skazania arbitra prawomocnym wyrokiem za przestępstwo,
utraty przez arbitra pełni praw publicznych,
rezygnacji arbitra ze stanowiska.
W przypadku skreślenia arbitra z listy arbitrów, prowadzone przez niego sprawy Prezes przekazuje innym arbitrom, którzy prowadzą je aż do ich zakończenia.
Arbiter obowiązany jest zachować bezstronność oraz rozstrzygać spór w sposób należyty, przy wykorzystaniu swojej wiedzy i doświadczenia.
Platforma internetowa Ultima RATIO. zapewnia pełną możliwość prowadzenia postępowań przez Internet oraz rejestruje cyfrowo ich przebieg. Fizycznych akt nie prowadzi się.
Osoba fizyczna może występować w charakterze strony, jej reprezentanta lub pełnomocnika po utworzeniu konta użytkownika na platformie Ultima RATIO. Utworzenie konta możliwe jest po potwierdzeniu tożsamości przez profil zaufany w serwisie: login.gov.pl.
Jednej czynności w imieniu uczestnika postępowania może dokonać tylko jeden użytkownik.
Miejscem postępowania jest Rzeczpospolita Polska.
Domyślnym językiem postępowania jest język polski. Strony mogą dokonać wyboru języka angielskiego.
Przy rozpoznawaniu spraw stosuje się prawo polskie.
Kilka osób może w jednej sprawie występować w roli powodów lub pozwanych, jeżeli przedmiot sporu stanowią prawa i obowiązki im wspólne oraz wówczas, gdy sprawa przeciwko kilku osobom może toczyć się tylko łącznie (współuczestnictwo konieczne). Pozew, odpowiedź na pozew lub wniosek o rozpoczęcie mediacji powinny jednak złożyć przez wspólnego pełnomocnika.
Strony mogą działać osobiście lub przez pełnomocników będących adwokatami lub radcami prawnymi działającymi na podstawie pełnomocnictwa uprawniającego do występowania przed Centrum. W przypadku strony będącej osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, a posiadającą zdolność sądową, pełnomocnikiem może być również członek zarządu działający na podstawie pełnomocnictwa udzielonego zgodnie z zasadami reprezentacji strony, uprawniającego do występowania przed Centrum. W przypadku spółki cywilnej, pełnomocnikiem wspólników tej spółki może być również wspólnik tej spółki, działający na podstawie pełnomocnictwa uprawniającego do występowania przed Centrum.
Pełnomocnikiem przedsiębiorcy może być również jego pracownik a także osoba pozostająca z przedsiębiorcą w stałym stosunku zlecenia, o ile przedmiot sprawy wchodzi w zakres tego zlecenia. Uważa się, że osoby te są upoważnione do działania w imieniu przedsiębiorcy, jeżeli przedsiębiorca przypisał je do konta swojego przedsiębiorstwa na platformie Ultima RATIO.
Przedsiębiorca może zaoferować swoim kontrahentom możliwość pozasądowego rozwiązywania sporów w drodze mediacji prowadzonych przez mediatorów Centrum.
Centrum prowadzi mediacje w sprawach wynikających z umów zawartych przez przedsiębiorców a także z umów między przedsiębiorcami i konsumentami, w szczególności zawartych na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa. Mediacje w sprawach pomiędzy przedsiębiorcami a konsumentami mogą dotyczyć wyłącznie niezgodności towaru z umową, usług świadczonych przez Internet lub umów pomiędzy konsumentami a przedsiębiorcami będącymi uczestnikami rynku finansowego, zakładami ubezpieczeń, operatorami telefonii komórkowej, operatorami telewizji kablowych, dostawcami mediów oraz podmiotami obracającymi wierzytelnościami z umów z zakresu rynku finansowego, ubezpieczeń, telefonii komórkowej, telewizji kablowej i dostawy mediów.
Konsument może na każdym etapie wycofać się z udziału w mediacji bez podania przyczyny. Ultima RATIO. informuje konsumenta o takiej możliwości.
Mediacje polegają na umożliwieniu zbliżenia stanowisk stron w celu rozwiązania.
Postępowania prowadzone są w składzie jednego mediatora. Mediator wybierany jest przez Prezesa w drodze losowania lub w inny sposób, uwzględniający specjalizację, aktualne obciążenie pracą oraz ewentualne dalsze okoliczności mogące mieć wpływ na możliwość zajęcia się sprawą zgodnie z niniejszym Regulaminem.
Mediator może odmówić przeprowadzenia mediacji w następujących przypadkach:
przedmiot sporu wykracza poza kategorie sporów objętych właściwością Centrum
spór jest błahy, bezzasadny lub przeprowadzenie mediacji spowoduje nieproporcjonalne uciążliwości dla drugiej strony
wartość przedmiotu sporu jest niższa niż 10 EURO (w przeliczeniu na złote polskie po średnim kursie NBP z dnia rozpoczęcia mediacji
spór jest aktualnie rozpatrywany lub był uprzednio rozpoznany przez inny podmiot zajmujący się pozasądowym rozwiązywaniem sporów lub przez sąd powszechny
w ocenie mediatora przeprowadzenie mediacji w istotny sposób zakłóciłoby efektywne funkcjonowanie Centrum
W przypadku decyzji o odmowie przeprowadzenia mediacji, mediator informuje o tym strony i przedstawia uzasadnienie odmowy.
Jeżeli w toku mediacji strony nie zawarły ugody, mediator może przedstawić im propozycję rozwiązania sporu. Udział w mediacji nie wyklucza możliwości dochodzenia roszczeń w postępowaniu przed sądami powszechnymi, w których może zapaść inne rozstrzygnięcie, niż propozycja przedstawiona przez mediatora.
W ciągu 7 dni od daty przedstawienia przez mediatora propozycji rozwiązania sporu, strony zobowiązane są do poinformowania mediatora, czy wyrażają na nią zgodę lub zastosowały się do niej.
Mediator sporządza protokół zawierający przebieg mediacji oraz jej wynik. Jeżeli strony zawarły ugodę i przedstawiły ją mediatorowi, jej odpis dołącza się do protokołu.
W sprawach zakończonych ugodą, Centrum przesyła odpisy protokołów z mediacji do właściwych sądów powszechnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Centrum rozstrzyga spory arbitrażowe, jeżeli jego właściwość wynika z umowy stron. Umowa o arbitraż może mieć formę pisemną lub dokumentową. Wymaganie co do formy uważa się za spełnione, jeżeli klauzula arbitrażowa została wprowadzona do umowy zawieranej w systemie elektronicznym, a jej strony potwierdziły jej zawarcie wprost lub zaznaczając odpowiednią opcję. Jeżeli zapis arbitrażowy wynika z ogólnych warunków umów lub innych wzorców umownych mających postać dokumentu lub utrwalonych w formie dokumentowej, uważa się go za wiążący, jeżeli strony miały możliwość uprzedniego zapoznania się z ich treścią i wyraziły zgodę na ich dodanie do treści umowy.
Centrum uprawnione jest do orzekania o swojej właściwości, w tym o istnieniu, ważności albo skuteczności zapisu na arbitraż. W przypadku braku właściwości, Centrum wydaje postanowienie o odmowie przyjęcia sprawy do prowadzenia.
Centrum nie prowadzi postępowań arbitrażowych z udziałem konsumentów.
Postępowanie arbitrażowe rozpoczyna się wniesieniem pozwu. Pozew uważa się za wniesiony w dniu uznania rachunku bankowego Centrum kwotą opłaty zgodnie z taryfą opłat Centrum, zwaną dalej: „Taryfą Opłat”.
Jednym pozwem można dochodzić tylko jednego roszczenia. Połączenie kilku roszczeń w jednym pozwie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy wynikają z tej samej umowy.
Pozew powinien dokładnie określać strony i przedmiot sporu a także wskazywać zapis na arbitraż, na podstawie którego postępowanie ma być prowadzone.
W pozwie powód powinien podać wszystkie twierdzenia uzasadniające dochodzone roszczenie oraz przedstawić wszystkie dowody. Centrum może pominąć nowe twierdzenia oraz dowody na ich poparcie, jeżeli mogły one być zgłoszone już w pozwie.
Centrum doręcza pozwanemu informację o wniesieniu przeciwko niemu pozwu wraz z jego kopią oraz instrukcjami dotyczącymi utworzenia konta użytkownika oraz logowania się do platformy Ultima RATIO. na adres poczty elektronicznej wskazany w umowie stron będącej źródłem zapisu arbitrażowego a w razie jego braku - na adres poczty elektronicznej pozwanego wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym lub innym publicznym rejestrze lub ewidencji.
Jeżeli pozwany wskazał w umowie będącej źródłem zapisu arbitrażowego adres poczty elektronicznej który nie istnieje lub adres, z którego nie korzysta, albo jeżeli informacja o której mowa w ustępie 1 powyżej nie może zostać dostarczona z uwagi na zapełnioną skrzynkę odbiorczą, celowe blokowanie możliwości odbioru korespondencji lub inne jeszcze okoliczności za które pozwany ponosi odpowiedzialność, pozew uznaje się za skutecznie doręczony z chwilą pierwszej próby jego dostarczenia. Skutek doręczenia pozwu wywołuje również umieszczenie wiadomości w folderze poczty „niechcianej” (tak zwany „spam”) przez serwer pocztowy pozwanego.
Niezależnie od powyższego, z najwyższej dbałości o interesy stron postępowania oraz bezpieczeństwo obrotu prawnego, Centrum wysyła wydruk informacji, o której mowa w ust. 1 powyżej, listem poleconym na adres pozwanego, ujawniony we właściwym rejestrze sądowym lub innym publicznym rejestrze lub ewidencji, zaś w przypadku osób nie prowadzących działalności gospodarczej - na adres zamieszkania wskazany w umowie lub w zapisie arbitrażowym. Potwierdzenie nadania wydruku pozwu umieszcza się na profilu sprawy i przyjmuje się, że dotarł on do adresata w terminie 5 dni roboczych od daty jego nadania.
Za chwilę doręczenia pozwu uznaje się jego doręczenie zgodnie z ustępem 1 i 2 powyżej. Jeżeli jednak w umowie stron brak jest adresu poczty elektronicznej pozwanego oraz nie jest on wskazany jako adres poczty elektronicznej we właściwym rejestrze sądowym lub innym publicznym rejestrze lub ewidencji, pozew uznaje się za doręczony w chwili wskazanej w ostatnim zdaniu poprzedzającego ustępu.
W terminie jednego tygodnia od dnia doręczenia pozwu pozwany może wnieść odpowiedź. Odpowiedź na pozew składa się w serwisie Ultima RATIO. Odpowiedź na pozew uważa się za złożoną w dniu uznania rachunku bankowego Centrum kwotą opłaty zgodnie z Taryfą Opłat. Z uwagi na fakt, że koszty postępowania arbitrażowego, prowadzonego zgodnie z niniejszym Regulaminem, obydwie strony ponoszą po połowie, kwota opłaty arbitrażowej od odpowiedzi na pozew nie może być ani wyższa, ani niższa, niż kwota opłaty arbitrażowej od pozwu.
W odpowiedzi na pozew pozwany powinien podać wszystkie zarzuty i twierdzenia przeciwko żądaniu pozwu oraz przedstawić wszystkie dowody na ich poparcie. Centrum może pominąć nowe twierdzenia oraz dowody, jeżeli mogły one być zgłoszone już w odpowiedzi na pozew.
Brak odpowiedzi na pozew nie wstrzymuje rozpoznania sprawy i wydania orzeczenia.
Sprawy arbitrażowe rozpoznawane są w składzie jednego arbitra.
Arbiter wybierany jest przez Prezesa w drodze losowania lub w inny sposób, uwzględniający umowę stron, specjalizację, aktualne obciążenie pracą oraz ewentualne dalsze okoliczności mogące mieć wpływ na możliwość zajęcia się sprawą zgodnie z niniejszym Regulaminem. Zapis arbitrażowy oznacza upoważnienie dla Prezesa do dokonania wyboru arbitra.
Przyjmując sprawę do prowadzenia, arbiter składa stronom oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenie to doręczane jest na profilu sprawy.
W razie uzasadnionych wątpliwości co do bezstronności lub niezależności arbitra, strona może złożyć wniosek
o jego wyłączenie. Wniosek składa się w terminie 3 dni od dnia uzyskania informacji przez stronę o okolicznościach, o których mowa w zdaniu poprzedzającym. Jeżeli wniosek złożony został w terminie, podlega on rozstrzygnięciu przez Prezesa. Wniosek zostaje rozpoznany niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia wniesienia. W razie postanowienia o wyłączeniu arbitra, Prezes postanawia o wyborze arbitra zastępczego.
W trakcie postępowania strony mogą wymieniać stanowiska, dołączać materiały a także korespondować na czacie. W szczególności strony mogą prowadzić dowody ze skanów dokumentów, obrazów, zdjęć, nagrań audio i wideo, plików komputerowych oraz innych tego typu materiałów, przy czym strona dołączająca dany dowód powinna w każdym przypadku potwierdzić, że jest on prawdziwy i autentyczny. W szczególnych okolicznościach Centrum może ograniczyć rozmiar lub format plików prezentowanych przez strony, a także zarządzić przedstawienie plików w innych formatach.
Zeznania świadków mogą być składane w formie pisemnych oświadczeń lub nagrań wideo, przy czym świadek powinien w swoim oświadczeniu potwierdzić, iż jest świadom odpowiedzialności za składanie fałszywych zeznań.
Jeżeli arbiter uzna to za celowe, organizuje wideokonferencję celem uzupełnienia faktów mających dla sprawy istotne znaczenie. Strona wnioskująca o przesłuchanie świadka zobowiązana jest skłonić go do złożenia zeznań pod rygorem pominięcia dowodu. Zapis przesłuchania zostaje umieszczony na profilu sprawy.
W wypadkach wymagających wiadomości specjalnych, arbiter może na wniosek strony wezwać wskazanego przez siebie biegłego celem zasięgnięcia opinii. Opinia przedstawiana jest w systemie elektronicznym.
Z zastrzeżeniem zasad dotyczących doręczania pozwu, określonych w §13 powyżej, w toku postępowania doręczanie stanowisk stron oraz zapadłych orzeczeń odbywają się poprzez ich publikację na profilu sprawy. W trakcie trwania arbitrażu strony nie mogą kontaktować się z arbitrem w inny sposób niż na platformie Ultima RATIO.
Zarzut potrącenia może zostać rozpoznany również wówczas, gdy Centrum nie jest właściwe do rozpoznania sporu obejmującego wierzytelność przedstawioną do potrącenia.
W toku postępowania nie można występować z nowymi roszczeniami obok dotychczasowych. Jednakże, w razie zmiany okoliczności powód może żądać, zamiast pierwotnego przedmiotu sporu, jego równowartości lub innego świadczenia.
Zarzut potrącenia może zostać rozpoznany również wówczas, gdy Centrum nie jest właściwe do rozpoznania sporu obejmującego wierzytelność przedstawioną do potrącenia.
W toku postępowania nie można występować z nowymi roszczeniami obok dotychczasowych. Jednakże, w razie zmiany okoliczności powód może żądać, zamiast pierwotnego przedmiotu sporu, jego równowartości lub innego świadczenia.
Z zastrzeżeniem zapisów niniejszego Regulaminu oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, arbiter prowadzi postępowanie w taki sposób, jaki uzna za właściwy. W szczególności arbiter ma prawo do:
zobowiązywania stron do udzielania informacji oraz składania oświadczeń,
wydawania zarządzeń dotyczących kwestii proceduralnych,
sugerowania możliwości wydania orzeczenia o określonej treści na bazie dotychczas zgromadzonego materiału, przy czym przyjmuje się, że nie stanowi to ujawnienia stanowiska arbitra w zakresie przyszłego rozstrzygnięcia, ale służy skłonieniu stron do ugodowego zakończenia sprawy. Sugerując możliwość wydania orzeczenia o określonej treści arbiter powinien dać stronom czas na pertraktacje ugodowe, zaś jeżeli do ugody nie dojdzie – umożliwić stronom przedstawienie stanowisk procesowych.
Jeżeli uchybiono przepisom niniejszego Regulaminu, strona, która się o powyższym uchybieniu dowiedziała, powinna niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni, podnieść odpowiedni zarzut lub zgłosić odpowiednie zastrzeżenie pod rygorem utraty możliwości powoływania się na takie uchybienie w dalszej części postępowania lub w skardze o uchylenie wyroku sądu polubownego. W tym samym terminie i pod tym samym rygorem strona powinna zgłosić na stronie internetowej Centrum problemy techniczne, jeżeli uniemożliwiają one przedsięwzięcie czynności procesowej.
Po uznaniu sprawy za dostatecznie wyjaśnioną, arbiter informuje o tym strony i zamyka postępowanie.
Arbiter dąży do wydania orzeczenia w terminie trzech tygodni od dnia wniesienia pozwu.
Wyrok powinien być sporządzony na piśmie i podpisany przez arbitra. Wyrok powinien wskazywać zapis arbitrażowy na podstawie którego go wydano, zawierać oznaczenie stron i arbitra, określać datę i miejsce jego wydania a także zawierać motywy rozstrzygnięcia.
Ugoda może uzyskać formę wyroku po złożeniu przez stronę stosownego wniosku. Stosowny wniosek w tym zakresie powinien być złożony nie później niż w terminie 3 dni od dnia zawarcia ugody.
W orzeczeniu kończącym sprawę arbiter rozstrzyga również na wniosek stron o kosztach postępowania, stosując odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania cywilnego o odpowiedzialności za wynik sprawy. Stronom reprezentowanym przez zawodowych pełnomocników należy się zwrot kosztów zastępstwa procesowego w wysokości określonej w Taryfie Opłat. Od kwoty zwrotu kosztów procesu należą się odsetki ustawowe od dnia wydania orzeczenia.
Arbiter wydaje postanowienie o umorzeniu postępowania, jeżeli powód cofnął pozew ze zrzeczeniem się roszczenia lub bez zrzeczenia się roszczenia, o ile pozwany wyraził na to zgodę, a także wówczas, gdy wydanie wyroku stało się z innych przyczyn zbędne lub niedopuszczalne. Arbiter umarza postępowanie zawieszone na zgodny wniosek stron, jeżeli wniosek o podjęcie postępowania nie został zgłoszony w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania postanowienia o zawieszeniu.
Centrum doręcza stronom lub ich pełnomocnikom, jeżeli zostali ustanowieni, poświadczone przez sekretariat odpisy wyroków oraz tych postanowień, w których zasądzono koszty postępowania, listem poleconym. Pozostałe orzeczenia doręczane są wyłącznie w systemie informatycznym.
Orzeczenia Centrum są ostateczne.
Arbitrzy, Mediatorzy, Centrum, operator platformy Ultima RATIO. oraz Stowarzyszenie Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie nie ponoszą odpowiedzialności za szkody powstałe w następstwie działania lub zaniechania związanego z postępowaniami prowadzonymi przed Centrum, chyba, że szkoda została wyrządzona umyślnie.
W razie uchylenia wyroku Centrum przez sąd powszechny, sprawa zostaje rozpoznana ponownie przez innego arbitra wybranego zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem, w postępowaniu przed Centrum stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego.
Centrum, mediatorzy oraz arbitrzy zobowiązani są zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w trakcie trwania postępowań z zakresu pozasądowego rozwiązywania sporów.
Centrum jest uprawnione do badania propozycji rozwiązań sporu w celu monitorowania efektywności procedur oraz opracowania lub publikacji wyników swoich badań i opracowywania sprawozdań.
Dane osobowe mogą zostać ujawnione wyłącznie w celu wykonania zapadłych rozstrzygnięć lub w przypadkach przewidzianych prawem - w odpowiedzi na orzeczenie sądu lub zarządzenie organu administracji publicznej.
Obowiązuje od 23 października 2023 r.