Houston, problem rozwiązany. Umów na piśmie nie ma, a elektroniczny arbitraż i tak wyda wyroki. I to w trzy tygodnie!

Po pierwsze - zastosuj ogólne warunki sprzedaży

Jeżeli model sprzedaży w Twojej firmie jest podobny do modelu w firmie Marka, zapis na Ultima Ratio możesz zamieścić w ogólnych warunkach sprzedaży na stronie internetowej Twojej firmy. Nie masz jeszcze takich warunków? Karygodne zaniedbanie. Wpisz w wyszukiwarce frazę: „ogólne warunki sprzedaży” i zobacz, ile firm robi interesy w ten sposób!

Ale jak to w ogóle działa

Zgodnie z art. 384 Kodeksu cywilnego, ogólne warunki sprzedaży to tak zwany „wzorzec umowny”, czyli zaanonsowany wcześniej zestaw warunków handlowych, na podstawie których dana firma sprzedaje towar lub świadczy usługi. Wzorce umowne są szczególnie przydatne w firmach dokonujących dużą ilość powtarzalnych transakcji. Mowa tu przede wszystkim o zakładach produkcyjnych, hurtowniach, firmach transportowych, rozmaitych wypożyczalniach czy firmach usługowych. Dzięki wzorcom umownym firmy takie mogą mailowo ustalać z klientami warunki jednostkowych transakcji, takie jak ilość, cena czy termin dostawy, a w ogólnych warunkach sprzedaży opisywać kwestie zasadnicze - na przykład procedury akceptacji zamówień, zasady reklamacji czy zakaz potrącania z cen zakupu. Jest tylko jeden warunek. Wzorzec musi zostać umieszczony na stronie internetowej danej firmy w taki sposób, by jej klienci mogli go przechowywać i odtwarzać. 

Wracając teraz do Ultima Ratio, jeżeli chcesz by nasz Sąd rozstrzygał spory z Twoimi klientami, a nie podpisujesz z nimi formalnych umów, wykorzystaj wzorce umowne. Nie dość, że zyskasz szybkie i sprawne narzędzie do rozstrzygania sporów, to jeszcze możesz zoptymalizować procedury sprzedażowe w swojej firmie! W ogólnych warunkach sprzedaży zamieść zapis o treści:

„Wszelkie spory wynikające z umów sprzedaży, zawartych w oparciu o niniejsze OWS (lub Regulamin) lub w związku z tymi umowami rozstrzygane będą przez: „Ultima Ratio” Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie, zgodnie z postanowieniami Regulaminu tego Sądu obowiązującymi w dniu wszczęcia postępowania”.

Krok drugi - dostosuj procedury sprzedażowe 

A więc posiadasz już ogólne warunki sprzedaży. Najwyższy czas, by teraz wdrożyć je do krwioobiegu operacyjnego Twojej firmy. Nie obawiaj się - to nic trudnego. Wystarczy, że w zamówieniach pisemnych albo w ofertach i korespondencji mailowej z klientami będziesz powołał się na ogólne warunki sprzedaży dostępne na Twojej stronie internetowej. Dodawaj po prostu słowa: „do sprzedaży mają zastosowanie ogólne warunki sprzedaży dostępne na stronie: www.…”. Dobrym pomysłem jest umieszczenie takiego zastrzeżenia w stopce maili osób odpowiedzialnych za sprzedaż - na przykład pracowników działu handlowego.

Ważne jest, by klienci mieli możliwość łatwego dowiedzenia się o stosowaniu przez Twoją firmę ogólnych warunków sprzedaży oraz, by mailowo lub pisemnie ten fakt potwierdzili - najlepiej jednocześnie z wypełnieniem formularza oferty lub złożeniem zamówienia.

I to zasadniczo wystarcza. Ultima Ratio może zająć się rozpoznawaniem sporów z Twoimi klientami!

A odbiorcy zza granicy?

W przypadku firmy Marka wiele transakcji ma charakter międzynarodowy - Marek eksportuje swój towar za granicę i chciałby wiedzieć, czy spory z takimi odbiorcami również może kierować do Ultima Ratio na analogicznych zasadach jak spory krajowe.

I w tym wypadku odpowiedź brzmi: Tak. 

Zapis na Ultima Ratio można umieścić w umowie z klientem zagranicznym na normalnych zasadach. Można również przygotować i umieścić na stronie internetowej anglojęzyczne ogólne warunki sprzedaży, w których można zaznaczyć, że odnoszą się one do obrotu z zagranicą oraz, że spory z nich wynikające rozpozna Ultima Ratio. Będą one wiązać klientów zagranicznych na takich samych zasadach jak klientów krajowych. Oczywiście, klienci powinni potwierdzić zgodę na ich stosowanie w korespondencji mailowej lub na piśmie. Skuteczny zapis na Ultima Ratio oznacza, że spór rozpozna nasz Sąd w oparciu o prawo polskie i w języku polskim.

Na naszej stronie internetowej, w sekcji: „jak sporządzić zapis” udostępniamy przykładowe ogólne warunki sprzedaży, które możesz pobrać i dostosować do procedur w swojej firmie. Oczywiście byłoby najlepiej, gdyby pomógł Ci przy tym prawnik. Jeżeli nie masz akurat nikogo konkretnego na myśli, kompetentnych fachowców znajdziesz na naszej Liście Zarejestrowanych Prawników Ultima Ratio.