Standardowa treść zapisu arbitrażowego brzmi:
„Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub w związku z nią będą rozstrzygane przez Elektroniczne Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie na platformie Ultima RATIO ”.
Zapisy tzw. „wariantowe”, „kombinowane” i „piętrowe”
Kontrahenci nie zawsze chcą poddawać wszystkie spory z danej umowy i w każdych warunkach pod rozstrzygnięcie sądu arbitrażowego. Dlatego prawo dopuszcza - na zasadach ogólnych - tzw. zapisy "wariantowe", "kombinowane" czy „piętrowe”. Przykłady takich zapisów znajdziesz poniżej, niemniej nie mogą one naruszać zasady równości stron - a więc na przykład upoważniać tylko jedną stronę do wytoczenia powództwa na platformie Ultima RATIO. albo przed sądem państwowym (art. 1161 §2 Kpc).
Przykład pierwszy:
„Na tym etapie nie chcę jeszcze wybierać Ultima RATIO. zamiast sądu państwowego. Chciałbym jednak zarezerwować sobie możliwość podjęcia tej decyzji w terminie późniejszym - na przykład kiedy będę przygotowywał pozew.”
Odpowiedź: W takiej sytuacji wykorzystaj tzw. "zapis wariantowy":
„Spory z niniejszej umowy rozpozna sąd powszechny w okręgu którego X ma siedzibę albo Elektroniczne Centrum Arbitrażu i Mediacji na platformie Ultima RATIO. - przy czym wybór sądu arbitrażowego albo sądu państwowego przez powoda będzie miał dla pozwanego charakter wiążący”.
Przykład drugi:
„Wolałbym mniejszych roszczeń dochodzić w e-sądzie w Lublinie. Jednak te większe sprawy chciałbym kierować do Ultima RATIO”.
oraz:
„Chciałbym, aby nasza firma zaczęła korzystać z e-arbitrażu, jednak koleżanki i koledzy z działu prawnego obawiają się elektronicznej formuły postępowania arbitrażowego w sprawach o dużych wartościach przedmiotu sporu”.
Odpowiedź: W takiej sytuacji sformułować należy tzw. "zapis kombinowany":
„Spory o roszczenia o wartości do X złotych, wynikające z niniejszej umowy, rozpozna sąd powszechny, w okręgu którego powód ma siedzibę. Spory o roszczenia przenoszące tę kwotę rozpozna Elektroniczne Centrum Arbitrażu i Mediacji na platformie Ultima RATIO.”.
Przykład trzeci:
„Chciałbym proste i bezsporne sprawy kierować do e-sądu w Lublinie, zaś te bardziej skomplikowane, których rozpoznanie może trwać w sądach państwowych całymi latami - poddać pod rozstrzygnięcie Ultima Ratio”.
Odpowiedź: posłuż się tzw. "zapisem kombinowanym":
"Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub w związku z nią, będą rozstrzygane przez Elektroniczne Centrum Arbitrażu i Mediacji na platformie Ultima RATIO. Postanowienie to nie dotyczy jednak dochodzenia: [czynszu najmu, ceny sprzedaży, etc.], dla których właściwym będzie sąd powszechny w okręgu którego X ma siedzibę”.
Przykład czwarty:
„Kieruję sporo pozwów do e-sądu w Lublinie. Część pozwanych składa jednak sprzeciwy do nakazów zapłaty. Sprawy takie trafiają wtedy do sądów powszechnych i bardzo długo trwają. Czy jest możliwość, aby Ultima Ratio rozpoznawał tylko te sporne sprawy?”
Odpowiedź: W takiej sytuacji sformułować należy tzw. „zapis piętrowy”:
„Strony wyrażają niniejszym zgodę, by wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy zostały rozpoznane przez Sąd Polubowny - Elektroniczne Centrum Arbitrażu i Mediacji na platformie Ultima RATIO. Dążąc jednak do minimalizowania ewentualnych kosztów dochodzenia roszczeń, które Strony musiałyby ponieść, Strony postanawiają, że zapis powyższy nie wyłącza możliwości wniesienia pozwu do sądu powszechnego w tzw. elektronicznym postępowaniu upominawczym. Jeżeli któraś ze Stron skorzysta z takiej możliwości, Sąd Polubowny będzie właściwy do rozpoznania sprawy dopiero po umorzeniu przez sąd powszechny elektronicznego postępowania upominawczego”.
Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej o zapisach "wariantowych", "kombinowanych" i "piętrowych" - obejrzyj rozmowę z Panem Prof. dr hab. Jackiem Gołaczyńskim z Uniwersystetu Wrocławskiego, sędzią Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu i Przewodniczącym Rady Naukowej "Ultima Ratio (obejrzenie wideo zajmie Ci około 8 minut):
Umowa z kontrahentem. Jest to najczęściej spotykany w obrocie przypadek. Zapis arbitrażowy najczęściej umieszcza się pod koniec umowy, zastępując standardowe postanowienie o tym, że spory z niej wynikające rozpozna sąd powszechny właściwy dla siedziby którejś ze stron.
Należy pamiętać, że umowa w obrocie gospodarczym wcale nie musi mieć formy pisemnej. Może to być również forma dokumentowa, a nawet SMS, zapis rozmowy na Skype, e-mail czy zapis któregoś z komunikatorów internetowych. Ważne, by klauzula arbitrażowa została utrwalona.
Ogólne warunki sprzedaży na stronie internetowej. To coraz popularniejszy przypadek zamieszczania w obrocie klauzul arbitrażowych. Pozwala uregulować ważne z punktu widzenia przedsiębiorstwa zapisy w jednym dokumencie, którego nie trzeba później indywidualnie negocjować z każdym klientem z osobna.
Zapis arbitrażowy w ogólnych warunkach sprzedaży może mieć również formułę "wariantową", "kombinowaną" czy "piętrową". Pamiętaj, że kontrahent musi go jeszcze jednoznacznie zaakceptować przy zawieraniu umowy - zaznaczając na przykład odpowiednią opcję lub składając odpowiednie oświadczenie na formularzu zamówienia.
Regulamin sklepu internetowego. W nim również można zawrzeć zapis arbitrażowy, również w formule "wariantowej", "kombinowanej" czy "piętrowej". Należy pamiętać, że rozstrzyganie sporów, których stroną jest konsument, odbywa się na innych zasadach i w większości przypadków zapis w regulaminie sklepu nie będzie ich wiązał. Dlatego klauzuli arbitrażowej w regulaminie sklepu internetowego powinno towarzyszyć zastrzeżenie o treści: „Powyższy zapis na sąd arbitrażowy nie ma zastosowania do sporów, których stroną jest konsument.”
Druk zamówienia. Jeżeli posługujesz się drukiem zamówienia lub zlecenia, który wypełniasz z klientem na miejscu przed zawarciem transakcji, wówczas zamieść ogólne warunki sprzedaży (świadczenia usług) wraz z klauzulą arbitrażową, lub samą klauzulę arbitrażową, na takim druku lub jego odwrocie. Tu również możesz zastosować formułę "wariantową", "kombinowaną" czy "piętrową".
Umowa z kontrahentem zza granicy. Wielu przedsiębiorców dokonuje zapisów na Ultima RATIO. w umowach z kontrahentami zza granicy. Na świecie arbitraż jest niezwykle popularny i klauzule arbitrażowe nikogo nie dziwią. Dają zaś krajowemu przedsiębiorcy możliwość pozywania zagranicznego kontrahenta przed Ultima RATIO. zamiast - zgodnie z zasadami ogólnymi - przed sąd państwa, w którym kontrahent ma siedzibę. To zatem idealny sposób na szybkie dochodzenie zaległych faktur od kontrahentów zza granicy. Zgodnie z Konwencją Nowojorską, wyrok wydany przez polski arbitraż jest uznawany w państwach, które podpisały ten dokument. W konsekwencji można go oddać do komornika bez potrzeby wnoszenia przed zagranicznym sądem pozwu o zapłatę.
Adresy mailowe. Pamiętaj, by w porozumieniu z kontrahentem, zawierającym zapis na Ultima RATIO., wskazać również adresy poczty elektronicznej stron. Podczas wnoszenia pozwu o zapłatę w Ultima RATIO., wskazanie adresu e-mail pozwanego nie jest wprawdzie obowiązkowe - pozew i tak wysyłamy również dla bezpieczeństwa listem poleconym - niemniej dzięki wskazaniu adresu e-mail pozwanego Ultima RATIO. szybciej uzna pozew za doręczony.
Zapisy arbitrażowe na fakturach VAT. Ponieważ faktura jest generalnie dokumentem rozliczeniowym i ma charakter następczy w stosunku do samej umowy (również ustnej), umieszczanie jedynie na niej zapisu na Ultima RATIO. może okazać się bezskuteczne w stosunku do kontrahenta. Dlatego klauzule zapisu warto umieszczać w umowie, ogólnych warunkach sprzedaży (świadczenia usług) lub zamówieniu zgodnie z informacjami zamieszczonymi powyżej.