[RAPORT] Wyrok w 3 tygodnie? Tak, to możliwe! Ujawniamy 10 zasad, dzięki którym nasz Sąd pracuje tak sprawnie

• postępowanie wyłącznie w serwisie internetowym Sądu

Dzięki specjalnie przygotowanemu serwisowi IT Sądu, postępowanie toczy się wyłącznie w Internecie, a arbiter może zajmować się sprawą 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i w każdym miejscu na świecie. Nie musi więc dojeżdżać do budynku sądu ani organizować rozpraw. Nie musi też wzywać świadków ani czekać na zwrotki z poczty. Dzięki temu może pracować szybko, łatwo i bez kolizji z innymi zawodowymi obowiązkami.

• technologia IT wspiera pracę arbitrów

System IT Sądu eliminuje niepotrzebne czynności arbitra. Aby wydać orzeczenie, arbiter wybiera z listy jego rodzaj oraz - jeżeli trzeba - podaje jego motywy. To wszystko! System automatycznie przygotowuje gotowy projekt orzeczenia i przedstawia go arbitrowi do zatwierdzenia. W rezultacie wiele rodzajów rozstrzygnięć można wydać w kilkanaście sekund, arbiter się nie myli, a w orzeczeniu znajdują się zawsze aktualne informacje.

• serwis internetowy Sądu sprzyja sprawności postępowania

Serwis internetowy Sądu znacznie ułatwia pracę zarówno stron jak i ich pełnomocników. Dzięki porozumieniu z Ministerstwem Cyfryzacji, Ultima Ratio został przyłączony do Węzła Krajowego, a potwierdzanie tożsamości odbywa się poprzez Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny albo e-dowód. 

Przygotowanie pozwu w specjalnym kreatorze zajmuje zaledwie kilkanaście minut. Po opłaceniu pozwu w systemie płatności elektronicznych, pozew jest automatycznie doręczany pozwanemu, system automatycznie losuje arbitra i przygotowuje profil sprawy.

W trakcie trwania sprawy jest równie prosto. Wystarczy w odpowiednim polu wpisać zasadniczy przekaz pisma procesowego, a o resztę zadba system. Automatycznie przygotuje projekt pisma, przedstawi go autorowi do zatwierdzenia i poinformuje o jego złożeniu pozostałych uczestników. Nie trzeba więc niczego drukować ani doręczać pocztą. 

Aplikacja mobilna oraz czat sprawy wspierają komunikację z przeciwnikiem i arbitrem.

Podejmowanie czynności procesowych jest więc w Ultima Ratio niezwykle proste i wygodne. Arbiter może więc wymagać od stron i ich pełnomocników stosunkowo szybkich reakcji - na prośbę o dodatkowe dokumenty czy wyjaśnienia należy co do zasady odpowiedzieć w terminie 3 dni. 

• Regulamin uniemożliwia celowe przewlekanie sprawy

W Ultima Ratio pozwany płaci opłatę arbitrażową za odpowiedź na pozew. Ma to w założeniu sprawić, że podejmuje obronę jedynie wówczas, gdy rzeczywiście wierzy w siłę swoich argumentów. 

Ponadto przyjęliśmy zasadę, że to przedsiębiorca powinien zadbać o to, by można mu było doręczyć pozew czy inne ważne pismo. Pozwy są więc co do zasady doręczane pocztą elektroniczną, zaś listem poleconym - rówież, ale jedynie dla bezpieczeństwa. W tym drugim przypadku za doręczone uznajemy przesyłki nadane na adres pozwanego wskazany w KRS lub CEiDG - z marginesem trzech dni na obrót pocztowy.

W Ultima Ratio nie można więc przewlekać sprawy wnosząc dowody jedynie dla zwłoki. Nie można też udawać, że się gdzieś nie mieszka albo nie prowadzi działalności po to tylko, by zapobiec doręczeniu pozwu.

• dowody przeprowadzamy „od ręki”

Wszystkie dowody są natychmiast widoczne na profilu sprawy, a system informuje arbitra SMS-em lub mailowo o nowych wnioskach lub stanowiskach stron. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, arbiter przesłuchuje świadków w drodze telekonferencji, która jest nagrywana i można ją natychmiast odsłuchać.

• filmy, zdjęcia, zrzuty ekranu i pliki audio pozwalają szybko wyjaśnić sprawę

W Ultima Ratio dowodami są wyłącznie materiały w wersji elektronicznej. W konsekwencji, u nas nie słucha się świadków ani stron na fakt, że „białe jest czarne a czarne jest białe”. Arbiter widzi za to sprawy takimi, jakimi one są w rzeczywistości dzięki filmom wideo, zdjęciom, nagraniom audio, skanom, zrzutom ekranu, etc. Spory z transakcji w sieci powinny być rozwiązywane w sieci, nie na sali sądowej. To przecież w sieci znajdują się wszystkie dowody niezbędne do rozpoznania sprawy. Praca arbitra jest wówczas o wiele łatwiejsza i szybsza. 

• czat sprawy upraszcza i przyśpiesza komunikację

Arbiter komunikuje się ze stronami w danej sprawie za pośrednictwem wygodnego czatu. Nie musi więc pisać zarządzeń, wydawać postanowień dowodowych ani wysyłać czegokolwiek pocztą. Jeżeli chce poprosić strony o wyjaśnienie jakichś kwestii albo o przesłanie brakujących dokumentów, po prostu pisze do nich w tej sprawie wiadomość na czacie. Cała taka korespondencja jest jawna i od razu widoczna dla obydwu stron.

• opinie biegłych sądowych w 10 dni

Dzięki umowie z Polskim Stowarzyszeniem Rzeczoznawców i Biegłych Sądowych w Warszawie opinie biegłych sądowych z 5 najpopularniejszych specjalności (rachunkowość, grafologia, informatyka, technika samochodowa oraz szacowanie wartości ruchomości i nieruchomości) realizowane są już w terminie 10 dni od daty zlecenia. Stowarzyszenie podpowiada arbitrowi który biegły jest najlepiej przygotowany do wydania opinii w danej kwestii. To wszystko pozwala arbitrowi precyzyjnie zaplanować i kontrolować przebieg całego postępowania.

• potencjał do załatwiania dużej ilości spraw

Arbiter pracuje w dogodnych dla siebie godzinach, a system on-line znacznie skraca czas niezbędny do załatwienia danej sprawy. Dzięki temu zainteresowanie środowiska notarialnego pełnieniem funkcji arbitra w Ultima Ratio jest bardzo duże. Nie istnieje więc ryzyko, że sprawność Sądu będzie spadała w miarę napływu coraz to większej ilości spraw. Notariuszy jest w naszym kraju około 3,5 tysiąca przy około 10,5 tysiąca wszystkich sędziów sądów powszechnych. 

• sądownictwo przyszłości

Ultima Ratio to zespół doświadczonych, kreatywnych i ambitnych prawników, informatyków i managerów. Cały czas pracujemy nad dalszym usprawnieniem pracy Sądu. W przyszłości system IT Sądu będzie automatycznie przygotowywał dla arbitra projekt uzasadnienia orzeczenia w danej sprawie w kwestiach formalnych. Mechanizm sztucznej inteligencji przeanalizuje też materiał dowodowy sprawy i na jego podstawie precyzyjnie wskaże arbitrowi te poglądy Sądu Najwyższego, które mogą mieć w niej zastosowanie. Usprawnimy też statystykę. Arbiter w danej sprawie będzie miał informację o przebiegu i wyniku innych, podobnych spraw. Będzie mógł zapoznać się z argumentami, jakich użyli inni arbitrzy celem uzasadnienia swoich poglądów co do danych kwestii czy problemów.

W Ultima Ratio nie ma więc żadnych powodów, by sprawy trwały dłużej niż 3 tygodnie. A sceptycy? Przekonają się.